【ネイティブの徹底解説】英語のビジネスライティング

英語でのビジネスライティングのスキル向上の方法には、重要なポイントがいくつかあります。 英語に特化したものもあれば、世界中のビジネスで必要なライティングスキルを反映したものもあります。

この記事では、英語のネイティブスピーカーでなくても、ビジネス英語のライティングスキルを向上させるために、便利に学習・理解できるビジネス英語のフレーズをはじめ、ビジネスシーンでメールや書面でコミュニケーションをとる際に必要な最も重要なステップを紹介します✐

英語ビジネスメールの書き方

今や当たり前となったメールでの業務連絡。簡単だからこそ気をつけたい点は多々あります。

まず忘れてはならないのが、メールの受信者は、a)非常に忙しい人であり、b)毎日多くのメールを受信している可能性が高いということ。

メールのライティングスキルを向上させるのに次のポイントを覚えておきましょう。

  • Be clear (明確に)
  • Be concise(簡潔に)
  • Make your emails actionable(相手に行動を起こさせる)

英語でのコミュニケーションは日本語と違ってシンプルです。挨拶や文脈で無駄なスペースを使わないようにしましょう。短い文章や箇条書きですぐに話を進めることがポイントです。

件名(Subject line)は、読み手に何を書いているのかを的確に伝えられるように、8単語以内にしましょう。例:Meeting at 3.00pm For All. Conference Room. (午後3時全員出席の会議。 場所は会議室。)

次に、メールの最初の一文です。まず何を伝えたいのかを考えます。 メールをすべて書き終えたら、送信する前にこの部分を再チェック・編集して言葉を無駄にしないようしましょう。 例:JP is holding a meeting to discuss sales figures. They are down by 11% over the last month. (JPは、売上高を話し合う会議を開催します。 売り上げは先月から11%減少しています。)

必要なアクションを明確にし、誰が何をする必要があるかを正確に指定します。 関連リンクがある場合は、URLを入力するようにして、なるべく手間が省けるように以前のメールは参照しないでください。受信者が可能な限り最短で内容を理解する必要があることが大切です。 例を見てみましょう。

All staff will need their monthly forecasts for the next three months. They will also need their sales figures for last month.  Jane – please bring the overview on sales; Bill: please bring the latest figures from the competition. Everybody should read www.anyshop.com/salesfigures2018 before attending.

ネイティブ英語ライターだからこそ伝えたい完璧なビジネスメールのレシピは、short, sweet and informativeです。

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ビジネスレターの書き方

メールと同じく、ルールがいくつか適用されますが、ビジネスレターはコミュニケーションのより正式な方法として認識されています。
正式な手紙の執筆スキルを向上させる方法を探している場合は、次のガイドが役立つはずです。
まず、正しい英語形式に従っていることを確認してください。メールではなく手紙を受け取るビジネスパーソンは、オールドスクールで正しくレイアウトされた手紙を好む傾向があります。

ビジネス向けの紙を使用するか、ない場合は、右上に住所を記入してください。見出しまたは住所が終わる行で、受取人の名前と住所を記入する必要があります。 受取人については左側に記入し、その下に手紙を書いた日付を入れます。

メールを送る相手がだれか知らない場合は、手紙を次のように始めるべきです:Dear Sir または Dear Sir/Madam. あそして手紙の最後には: Yours faithfully, と書き、名前とサインをしましょう。受取人のことを知っている場合は、 Dear Mrs Smith や Dear Jillのようにはじめましょう。ビジネスレターはフォーマルなことが多いですから、フレンドリーではなく、形式を意識して次の様に書いてみましょう。

Dear Sir,
I am writing with reference to your recent request for information regarding changes to transport links in your region.

また文章の途中で手紙の理由を明確するのも忘れないようにしましょう。

I can confirm that the new railway station will open on December 9th, and that buses on route 62, which pass your office, will stop at the station. It is expected that the new station will increase traffic in the area and your clients may therefore need more time to reach your office, and find parking space.

そして最後に手紙は、受取人が必要に応じてより多くの情報を探すことができるように終わる必要があります。

I hope that this answers your question. There are more details on our website: www.moretraffic.com and I am happy for you to telephone me at the number above if you have further concerns.

ビジネス交渉術:説得するには

ビジネスシーンでは、クライアントがビジネスサービス・製品をより頻繁に使用してもらえるよう頼むことがしばしばあります。

顧客を説得するのに役立つライティングスキルは、手紙やメールよりも柔軟で多様ですが、それでも効果的な特定のルールとフレーズがあります。

まず、問題の概要を説明します。 クライアントはあなたのサービス・製品を使用するしかない、という理由付けが求めされます。 たとえば、配管会社に勤めていた場合、「個人的に配管工を見つけるのは難しい」という事実をメールの最初で突きつけます。

Have you been looking for a plumber for weeks, but can’t find one?

 
この様に、文章の最初を質問文ではじめるのは、問題定義のための優れたツールです。

次に、ライティングの舵をとって、目前の問題内容を素早く紐解いてください。

Customers often have to contact up to ten plumbers to find one to do their job. Even when it is urgent.

 
そして問題解決にむけての方法を伝えます。

All Plumbers guarantee to respond to your enquiries and will organise a visit to give you a quote within 48 hours of contact. Usually, we can respond within a day. And we do not charge emergency prices for this service.

 
最後には行動喚起のコールトゥーアクション(CTA)も忘れずに!

Make a note of our contact details and get in touch next time you need a plumber. You won’t be disappointed.

要約すると、ビジネスライティングスキルを使用するための鍵は、メッセージを短く、要点を保つことです。 相手を少しでも思いやる気持ちがあれば、迷惑な長文攻撃など言葉の無駄使いはやめましょう。忙しいビジネスパーソンは、内容を理解するために長い文章を読む時間も趣向もありません。 言いたいことを簡潔に述べる努力を惜しまないでくださいね。

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