ビジネス英語

ビジネスの英語メールはこの5ステップをおさえればOK!

英語でビジネスメールを送るときに「英語メールはどうやって書きだしたらいいのかわからない」と困っている人も多いのでは?

ビジネスメールは英語でも基本は同じ。これから紹介する5つのステップをおさえてメールを書けば相手にプロフェッショナルな印象を与える英語のメールを作成できますよ。

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1. 挨拶

メールの書き出しは”Dear Lillian”のような挨拶から始めましょう。

 

→ 相手とフォーマルな関係の場合 …相手の姓を使う

【例】”Dear Mr. Johnson”

→ 相手と親しい関係の場合

【例】”Hi, Kelly”

→ 相手の名前が不明、不特定の相手にメールする場合

【例】“To whom it may concern” “Dear Sir/Madam”

 

2. 感謝を伝える

お問合せや質問をいただいたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

Thank you for contacting ABC Company.
(ABC Companyへのご連絡ありがとうございます。)

 

相手があなたのメールに返信してくれたことに対する感謝は

Thank you for your prompt reply
(迅速な対応ありがとうございます。)

Thank you for getting back to me
(お返事ありがとうございます。)

 

感謝の気持ちを伝えることであなたの礼儀正しさが伝わりますよ。

 

3. 要件を伝える

メールの書き出しで、感謝の一文を添えるのが難しいときもあるかもしれません。そんな時は要件を先に伝えてから本題に移りましょう。

I am writing to enquire about…
(…についてお伺いしたいことがあります。)

I am writing in reference to …
(…の件でメールを送らせていただきました。)

 

忘れてはいけないのが、メールを受け取る相手はみんなメールを素早く読みたいということ。メールの分は短く、かつ簡潔にしましょう。

 

4. 結びのあいさつ

メールを終わらせる前にもう一度感謝の気持ちを伝えましょう。

Thank you for your patience and cooperation
(ご辛抱とご協力ありがとうございます。)

Thank you for your consideration
(ご検討よろしくお願いします。)

 

さらに続けて

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
(ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。)

I look forward to hearing from you
(お返事お待ちしております。)

 

5.結びの言葉

最後は

“Best regards”
“Sincerely”
“Thank you”

などでメールを締めくくりましょう。

送信相手と親しい関係でない限りは

“Best wishes” “Cheers”は避けた方がよさそうです。

 

いかがでしたか?5つのステップをおさえれば英語でビジネスメールが作成できます。あなた自身、そしてあなたの会社のプロフェッショナルな印象を崩さないためにも、メールを送信する前にもう一度文法やスペル、時制のチェックをすれば完璧です!

 

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はじめまして。Chisaです。日本で出会ったイギリス人パートナーと共にオーストラリア・ニュージーランドでの海外生活を経験したのち現在はイギリスに滞在中。楽しく英語を学ぶのがモットー。文化の違いに戸惑いながらも面白おかしく日常や海外での生活をブログにてイラストで発信中! http://chisaandjohn.com

Chisa

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