最高のビジネスレターを英文で書こう

今のデジタルコミュニケーションの世の中では、あまりレターというものを書きません。日々のコミュニケーションのほとんどがメールか電話で行われています。最近はビジネスシーンでも同じで、レターはより重要な用件のときにだけ使う傾向があります。つまり、プロフェッショナルな英語で効果的な手紙を書けるということが、これまでになく大事になっているのです。今度ビジネスレターを書く際には、以下のヒントに従って素晴らしいものを書いてください。

自分の英語レベルをテストする用意はいいですか?10分間の無料EFイングリッシュライブテストを受けて、改善すべきスキルを確認しましょう。

正しいフォーマットと挨拶の言葉を使う

正しいレイアウトと適切な挨拶を使っていることを確認して、冒頭部分から良い第一印象を与えましょう。ほとんどの会社の場合、レターヘッドの一部として、書類の右上隅に会社の住所が印刷されています。それがない場合は住所を書き加えて、相手の住所をその下の左手に記入します。

さらにその下の行の右側に日付を入れ、レターを書き始めます。相手の名前と敬称が正しいことを確認しましょう(例:Dear Ms. Jones)。名前がわからない場合は、Dear SirDear Madam、またはTo whom it may concern(担当者様)とします。

目的を述べる

最初の段落に、レターの目的を書きます。

例えば:As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.(電話でお話ししたように、ご要望のあった情報をお伝えするためにこれを書いています。)

書く理由に応じて語調を選ぶ

ビジネスレターは通常、形式としてはフォーマルなものです。非公式のコミュニケーションにはレターではなくメールを使用します。ビジネスレターの英語の文体はたいがいフォーマルですが、書く理由によっては語調を変えることもあります。

依頼のレターでは、より丁寧になるよう、法助動詞(modal verb)をよく使用します。

例えば、次のように書くのは失礼にあたります:I want you to come to our office on Thursday.(木曜日に弊社に来ていただきたい。)そうではなく「would」を使って丁重な依頼文にします:Would you be able to come to our office on Thursday?(木曜日に弊社にお越しいただけますか。)

悪い知らせを伝えたり、謝ったりする場合は、礼儀正しく、機転を利かせて、問題の原因を述べるべきです。

悪い知らせのときは、次のような表現が使えます:I regret to inform you(残念ながらお知らせします)、I’m afraid that(あいにく)、あるいは、unfortunately(残念ですが…)。例えば:I regret to inform you that your application has been unsuccessful.(残念ながら、ご応募は不採用となったことをお知らせします)

苦情のレターは断固とした語調で、しかし丁寧でなければなりません。事実を述べ、感情的になりすぎないようにします。

たとえば、相手の納期の遅れがプロジェクトに悪い影響を与えた場合、ビジネスレターでこれを伝える適切な例は:The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project.(納期が5日遅れたため、プロジェクトに深刻な混乱が生じました。)

また不適切な例としては:I’m really angry because your staff messed up!(そちらのスタッフが失敗したので、こちらとしては本当に怒っています!)

planning agenda

レターの結びを書く

最後の段落では、Please contact us if you have any further questions.(ご質問があればご連絡ください)などの結びの文を入れることもできます。

書類を添付する場合は、Please find enclosedや、I am enclosing(…を同封します)をレターの最後に追加してもいいでしょう。そして、レターの最後では、例えば次のように、今後のやりとりについても触れておくべきです: I look forward to seeing you next Thursday.(来週の木曜日にお会いできるのを楽しみにしています。)

➡ネイティブ講師が指導するオンライン英会話ブログ読者様限定10%割引!!
無料でマンツーマンレッスンを体験できて、さらに入会後も初月10%OFFで受講できます。

レターを仕上げる

結句または末尾の書き方は、相手との関係性によって違ってきます。相手の名前がわからないときは、Yours faithfullyを使いましょう。

名前を知っている人へのフォーマルなレターなら、Yours sincerelyとします。もう少しくだけたレターの場合は、Best regardsKind regardsが使えます。結句の後に手書きで署名して、その下に名前と役職名をタイプします。

エラーチェック

さて、ここが一番重要なステップです!

送る前に、必ず文法、スペル、そして句読点の誤りを細かくチェックする必要があります。それから最終確認として、明確で、簡潔で、正確で、礼儀正しく、説得力があり、完全であるかどうか自問しましょう。

次回英語でビジネスレターを作成するときは、レターが効果的で適切であるかどうかを確認する前に、まずこれらの手順にそってチェックしてください。

関連する記事

コメントする

メールアドレスが公開されることはありません。必須項目は、印でマークされています 。