L’anglais du parfait secrétaire

Dans de nombreux cas, le secrétaire ou « assistant personnel » fait souvent office d’intermédiaire entre son supérieur et les clients ou les employés de la société. Nous avons sélectionné ci-dessous diverses situations professionnelles dans lesquelles intervient généralement un secrétaire :

Le secrétaire filtre les appels téléphoniques de son supérieur ainsi que les demandes de renseignements ; il ou elle peut également se charger d’y répondre directement, le cas échéant :

« Good morning, Mr. Smith’s office, Fiona speaking. How may I help you? »
(Bonjour, vous êtes bien au bureau de M. Smith, Fiona à l’appareil. Que puis-je faire pour vous ?)

« I’m sorry but Mr. Smith is out of the office this week. Could you send me some more information about your products and company by fax or email please? The fax number is 123456789 and the email address is [email protected] »
(Je regrette mais M. Smith est absent cette semaine. Pourriez-vous m’envoyer de plus amples informations sur vos produits et votre entreprise, par fax ou par E-mail, s’il vous plaît ? Notre numéro de fax est le 123456789 et mon adresse E-mail est la suivante : [email protected])

Le secrétaire accueille les visiteurs de son supérieur, quel que soit leur rang hiérarchique :

« Good morning, Mr. Toshiko. My name is Fiona Best and I’m Mr. Smith’s personal assistant. Would you follow me please and I’ll take you to the conference room ready for your meeting? »
(Bonjour M. Toshiko. Je suis Fiona Best, l’assistante personnelle de M. Smith. Veuillez me suivre s’il vous plaît, je vais vous conduire à la salle où se tiendra votre réunion.)

« Could I get you something to drink… tea, coffee, water or a soft drink? Did you find our offices easily? »
(Souhaitez-vous boire quelque chose ? Nous avons du thé, du café, de l’eau ou un soda. Est-ce que vous nous avez trouvés facilement ?)

Le secrétaire gère l’emploi du temps de son supérieur et organise ses rendez-vous :

« I’m sorry but Mr. Smith isn’t free on Friday 8th January 2010. Would Monday 11th January or Tuesday 12th January be convenient for you? »
(Je regrette mais M. Smith n’est pas disponible le vendredi 8 janviers 2010. Est-ce que le lundi 11 ou le mardi 12 vous conviendrait ?)

« Yes, that’s fine. I’ve noted your appointment for 9:30a.m.on Tuesday 12th January here at our offices »
(Oui, parfait. J’ai bien noté votre rendez-vous pour 9h30 le mardi 12 janvier, ici, dans nos bureaux.)

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