Wie Sie auf englisch gute Geschäftsbriefe schreiben können

In der Welt der digitalen Kommunikation schreiben wir nur noch selten wirkliche Briefe. Der Großteil unserer alltäglichen Kommunikation findet via E-Mail oder über das Telefon statt. Da wir weniger Briefe schreiben, sind diese, wenn wir Sie denn schreiben, wichtigerer Natur. Das heißt gleichzeitig, dass diese besonders wichtigen Briefe umso sorgfältiger erarbeitet werden müssen. Folgen Sie den untenstehenden Tipps, um einen solchen Geschäftsbrief richtig zu formulieren.

Nutzen Sie die korrekte Begrüßungsform

Erarbeiten Sie sich bereits durch die richtige Begrüßungsform einen ersten guten Eindruck. Bei den meisten Unternehmensbriefen wird bereits Ihre Unternehmensadresse in der oberen rechten Ecke positioniert sein. Falls dies nicht der Fall sein sollte, fügen Sie Ihre Adresse entsprechend hinzu und notieren die Adresse des Empfängers leicht unterhalb auf der linken Seiten des Briefes. Schreiben Sie auch das Datum auf der rechten Seite nieder und beginnen Sie dann mit dem eigentlichen Brief. Stellen Sie sicher, dass der Name und die Anrede korrekt sind. Zum Beispiel: Dear Ms. Jones. Nutzen Sie Dear Sir or Madam oder To whom it may concern, falls Sie den Namen nicht kennen.

Nennen Sie den Grund Ihres Schreibens

Sie sollten den Grund Ihres Schreibens bereits im ersten Absatz nennen. Zum Beispiel: As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

Basieren Sie den Ton Ihres Schreibens auf dem Zweck

Geschäftsbriefe sind in der Regel förmlich – wir nutzen diese anstelle von E-Mails, welche lockerer Natur sind. Auch wenn der Stil englischer Geschäftsbriefe meistens förmlich ist, so kann der Ton je nach Grund unterschiedlich sein.

Für Anfragen nutzen wir häufig Modalverben, um die Bitte freundlicher zu gestallten. Folgendes wäre unhöflich: I want you to come to our office on Thursday. Stattdessen nutzen wir „would“, um die Anfrage freundlicher zu gestalten: Would you be able to come to our office on Thursday?

Wenn Sie sich entschuldigen möchten oder eine schlechte Nachricht überbringen, sollten Sie ebenso höflich und taktvoll bleiben. Nutzen Sie dafür Ausdrücke wie I regret to inform you, I’m afraid that oder unfortunately, um Ihren Brief einzuleiten. Zum Beispiel: I regret to inform you that your application has been unsuccessful.

Beschwerdebriefe müssen ebenso höflich, aber bestimmt sein. Nennen Sie die Fakten, ohne zu persönlich zu werden. Wenn eine Lieferung beispielsweise spät erfolgt ist und Sie daher in Probleme geraten sind, schreiben Sie: The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project. Unpassend wäre: I’m really angry because your staff messed up!

Ein Ende finden

Im letzten Abschnitt sollten Sie einige Schlussbemerkungen wie Please contact us if you have any further questions einbringen. Wenn Sie Dokumente angehängt haben, fügen Sie Please find enclosed… oder I am enclosing… am Ende des Briefes hinzu. Sie sollten auch auf den möglichen zukünftigen Kontakt aufmerksam machen. Zum Beispiel: I look forward to seeing you next Thursday.

Verabschiedung

Die Verabschiedung hängt eng mit der Beziehung zusammen, welche Sie mit dem Empfänger pflegen. Nutzen Sie Yours faithfully, wenn Sie den Namen der Person nicht kennen und Yours sincerely für förmliche Briefe, dessen Empfänger Sie kennen. Für weniger förmliche Briefe nutzen Sie Best regards oder Kind regards. Sie sollten dann Ihre Unterschrift per Hand setzen und Ihren Namen und Ihre Position darunter schreiben.

Überprüfen Sie den Brief auf Fehler

Dies ist der wichtigste Schritt! Sie sollten Ihren Brief immer noch mindestens einmal sorgfältig durchlesen, bevor Sie diesen absenden. Achten Sie auf die Rechtschreibung und die Grammatik sowie auf die Satzzeichen. Fragen Sie sich schließlich selbst, ob der Brief deutlich, prägnant, korrekt, höflich, vollständig und überzeugend ist.

Folgen Sie beim nächsten Mal diesen Schritten, wenn Sie einen Geschäftsbrief auf englisch schreiben und dieser wird unter Garantie ein voller Erfolg werden.