Englisch für Geschäftstreffen: Sieben Schritte zum Erfolg

Treffen – wir alle haben sie. Wenn Sie in einem internationalen Unternehmen arbeiten, haben Sie gute Chancen, dass diese auf Englisch stattfinden werden. Produktive Meetings können einen großen positiven Einfluss auf den Verlauf eines Projektes haben. Leider können solche Treffen auch die größte Zeitverschwendung sein, die man sich denken kann.  Folgen Sie diesen sieben Schritten und verwenden Sie diese Ausdrücke, um sicherzustellen, dass all Ihre Geschäftstreffen auf englisch erfolgreich und produktiv verlaufen.

1. Begrüßen Sie die Teilnehmer und beginnen Sie mit dem Meeting

Welche Sprache auch immer Sie sprechen, so beginnen Geschäftstreffen immer mit einer Begrüßung. Im Englischen ist dies nicht anders. Hierbei verwenden Sie bitte das formalere „Good Morning“ oder „Good Afternoon“ statt „hello“. Vergessen Sie auch nicht, sich für die Anwesenheit zu bedanken. Anschließend, sofern Sie das Meeting leiten, müssen Sie dessen Beginn signalisieren. Beispiel: „Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started.” Nun sind Sie für den nächsten Schritt bereit.

2. Nennen Sie den Grund des Meetings

Ein Meeting ergibt keinen Sinn, solange die Teilnehmer nicht dessen Ursache kennen. Wenn Sie verantwortlich sind, sagen Sie: „We’re here today to…”, “Our goal today is…” oder “I’ve called this meeting to…” und beenden Sie einen dieser Sätze mit einer kurzen Erklärung für den Grund des Zusammentreffs. Beispiel: „We’re here today to discuss last quarter’s sales figures.”

3. Wiederholen Sie Vergangenes

Wenn Sie sich dazu treffen, regelmäßige Theme zu diskutieren, sollten Sie den Fortschritt aufzeigen, bevor Sie über neue Inhalte sprechen. Normalerweise werden „minutes“ (offizielle Notizen) oder „action points“ (Stichpunkte) des letzten Treffens erneut präsentiert, um dem neuen Treffen eine gewisse Struktur zu verleihen und um keine Zeit zu vergeuden. Bevor Sie mit diesem Punkt das Meeting einleiten, sagen Sie: „To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting.” “Go over” bedeutet, etwas zu wiederholen und ist ein häufig verwendetes Verb in der Geschäftswelt. Sobald dieser Punkt abgehakt ist, können Sie zum Hauptteil des Meetings übergehen.

4. Nutzen Sie die Agenda und stellen Sie jeden Punkt vor

Nun wird es Zeit, neue Punkte anzusprechen! Nutzen sie eine Agenda (eine Art zu diskutierendes Inhaltsverzeichnis), um jedem eine Struktur zu bieten und um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen können. Der Gesprächsführer wird damit beginnen, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf diese Agenda zu richten. Sagen Sie: „Please look at your copy of the agenda. There are xx items on the list today. Let’s start with number xx.”

5. Gehen Sie vorwärts

Um keine Zeit zu verlieren, liegt der Schlüssel eines jeden erfolgreichen Meetings darin, vorwärts zu gehen. Wenn es zeit für das nächste Thema ist, sagen Sie: „Now that we’ve discussed this, let’s move on to the next topic” oder beziehen Sie sich auf den Punkt der Agenda und sagen Sie:  „Let’s move on to point number X”.

6. Irgendwelche anderen Punkte?

Der letzte Punkt auf einer Agenda ist oft “A.O.B.” oder “Any other business”. Es ist wichtig, am Ende eines Meetings nach anderen Punkten zu fragen, sodass Teilnehmer die Chance erhalten, andere Themen anzusprechen, die ihrer Meinung nach nicht vergessen werden dürfen und im Zusammengang mit dem Meeting stehen.

7. Zeit für den Schluss

Am Ende des Meetings müssen Sie drei Dinge tun: fassen Sie alles zusammen, was diskutiert wurde; danken Sie allen für ihr Erscheinen; und beenden Sie das Meeting. Dies ist nicht allzu schwer. Für die Zusammenfassung nutzen Sie: „To sum up…”. Beispiel: “To sum up, we’ve determined the sales figures could be better and discussed solutions.” Anschließend danken Sie jedem für die Teilnahme am Meeting: „Thank you all for attending/coming.” Signalisieren Sie jedem, dass sie das Meeting nun verlassen können, indem Sie sagen: „The meeting is finished.” Wenn ein nächstes Meeting bereits gesagt ist, sagen Sie: „We’ll see everyone next…”

Versuchen Sie, diese Struktur und diese Ausdrücke bei Ihrem nächsten auf englisch gehaltenem Meeting zu verwenden und schauen Sie, was für einen Unterschied es ausmacht.

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