Englisch für Büronotfälle: Wie mit 5 verschiedenen Bürodesastern umgegangen wird

Was ist ein Büronotfall? Dies sieht jeder unterschiedlich. Für manche von uns ist dies ein verärgerter Kunde, für andere sind es die Überstunden, um eine Abgabefrist einhalten zu können. Es könnte sogar etwas viel Ernsteres wie eine Naturkatastrophe sein. Lassen Sie uns einen Blick auf die Notfälle werfen, denen Sie noch am wahrscheinlichsten auf der Arbeit begegnen werden und welche Sprache bei deren Bewältigung Verwendung findet.

Ich glaube ich kann die Abgabefrist nicht einhalten!

Eine kurzfristige Deadline kann eine wahre Herausforderung darstellen, doch was, wenn diese scheinbar nicht eingehalten werden kann? Bleiben Sie ruhig, denn Sie haben noch immer einige Optionen zur Hand. Sie könnten overtime arbeiten (Überstunden machen) oder gar einen all-nighter durchziehen (die Nacht durcharbeiten). Eine andere Option besteht darin, die Frist zu verlängern. Nutzen Sie hierfür höfliche Formulierungen wie „Would it be possible to extend the deadline?“ und vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, einen Grund für diese Verlängerung anzugeben. Falls eine Verlängerung der Abgabefrist nicht möglich ist und Sie Überstunden schieben müssen, können Sie Ihrem Team einen peop talk verpassen (eine Motivationsansprache) und eine positive Sprache verwenden, um jeden einzelnen bei Laune zu halten.

Das hat nicht so geklappt wie geplant!

Es ist immer wichtig, über einen Plan zu verfügen. Doch nicht immer gehen diese Pläne auch wirklich auf, so wir es uns erhofft hatten. Wenn Ihre Pläne schiefgehen, gehen Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie die Situation neu. Analysieren Sie, warum es nicht geklappt hat, indem Sie sich die Frage “Why did this go differently to what I had planned?” stellen. Beantworten Sie dann die Frage  “What do I need to do to get from this situation to the outcome I want?” für sich selbst. Sie können die Vergangenheit nicht ändern, aber Sie können aus dieser lernen, um das gewünschte Resultat in der Zukunft zu erhalten.

Mein Kunde ist wirklich wütend!

Wir alle möchten unsere Kunden glücklich sehen, doch dazu müssen wir verstehen, welche Probleme sie plagen. Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden und überlegen Sie, wie Sie sich an dessen Stelle fühlen würden. Wenn Sie noch immer nicht den Grund für die Wut verstehen können, bitten Sie dem Kunden die Situation detailliert zu erläutern, damit ihm oder ihr geholfen werden kann. Sobald Sie den Grund verstanden haben, zeigen Sie Mitgefühl, indem Sie dem Kunden mit  “I understand why  you are angry” begegnen und dann eine Lösung oder einen Ansatz dafür erklären.

Mein Chef ist sauer!

Es gibt nur wenige Dinge, welche so schwierig handzuhaben sind wie wütende Kunden. Ein sauerer Chef wäre eine solche Sache. Versuchen Sie auch in dieser Situation, den Grund dafür zu verstehen, warum Ihr Chef so sauer reagiert. Wenn Sie an der Lage nicht ganz unbeteiligt sind, räumen Sie dies ein und erklären Sie, was Sie zur Problemlösen beitragen können oder was Sie in Zukunft ändern werden. Schieben Sie die Verantwortung nicht ab – take responsibility for you have done then take action to fix it. Wenn das Problem nicht in Ihrer Hand liegt, erklären Sie Situation auf ehrliche Art und Weise und suggest a way to make it right oder ask your boss what he or she wants you to do to fix the problem.

Eine Naturkatastrophe tritt auf!

Stellen Sie sicher, dass Sie einen klar verständlichen Evakuierungsplan besitzen und dass alle Notausgänge gut markiert sind. Halten Sie regelmäßig evacuation drills (Übungsalarme) und seiten Sie sich sicher, dass Sie alle Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen in Ihrem Land einhalten. Wenn Sie dies bestätigen können, sind Sie gut für einen Notfall vorbereitet.

Im Falle eines Notfalles nutzen Sie imperatives (Sätze ohne Subjekte wie “Verlassen Sie jetzt das Gebäude”) und speak in a loud, clear voice. Schreiben Sie aber nicht. Durch das Schreien verfallen Menschen in Panik, was in einer solchen Situation nicht hilfreich ist. Dies ist einer der Momente, bei denen Sie nicht “Please” sagen müssen. In einem Notfall ist es wichtiger, deutlich als höflich zu sein.

Nun wissen Sie also, was Sie in diesen Notfällen zu tun haben und welche Sprache Sie verwenden können. Egal welcher Notfall auch eintritt; das Wichtigste ist eine gute Vorbereitung. Um diese Situationen im Vorfeld zu proben, versetzen Sie sich selbst in jede dieser Situationen und fragen sich dann, was Sie tun und wie Sie handeln würden. Nutzen Sie die Ausdrücke in diesem Artikel als Ausgangspunkt und notieren Sie sich drei weitere Dinge, die Sie zusätzlich sagen könnten, um immer gut für einen Notfall vorbereitet zu sein.