最高のビジネスレターを英文で書こう

デジタルコミュニケーションが広まった昨今では、あまり手紙を書かなくなりました。

日々のコミュニケーションのほとんどがメールか電話で行われています。

最近はビジネスシーンでも同じで、レターはより重要な用件のときにだけ使う傾向があります。

つまり、プロフェッショナルな英語で効果的な手紙を書けるということが、これまでになく大事になっているのです。今度ビジネスレターを書く際には、以下のヒントに従って素晴らしいものを書いてください。

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正しいフォーマットと挨拶の言葉を使う

正しいレイアウトと適切な挨拶を使っていることを確認して、冒頭部分から良い第一印象を与えましょう。

ほとんどの会社の場合、レターヘッドの一部として、書類の右上隅に会社の住所が印刷されています。それがない場合は住所を書き加えて、相手の住所をその下の左手に記入します。

さらにその下の行の右側に日付を入れ、レターを書き始めます。相手の名前と敬称が正しいことを確認しましょう（例：Dear Ms. Jones）。

名前がわからない場合は、Dear SirやDear Madam、または**To whom it may concern**（担当者様）とします。

目的を述べる

最初の段落に、レターの目的を書きます。

例えば：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.（電話でお話ししたように、ご要望のあった情報をお伝えするためにこれを書いています。）

書く理由に応じて語調を選ぶ

ビジネスレターは通常、形式としてはフォーマルなものです。非公式のコミュニケーションにはレターではなくメールを使用します。ビジネスレターの英語の文体はたいがいフォーマルですが、書く理由によっては語調を変えることもあります。

依頼のレターでは、より丁寧になるよう、法助動詞（modal verb）をよく使用します。

例えば、次のように書くのは失礼にあたります：I want you to come to our office on Thursday.（木曜日に弊社に来ていただきたい。）そうではなく「would」を使って丁重な依頼文にします：Would you be able to come to our office on Thursday?（木曜日に弊社にお越しいただけますか。）

悪い知らせを伝えたり、謝ったりする場合は、礼儀正しく、機転を利かせて、問題の原因を述べるべきです。

悪い知らせのときは、次のような表現が使えます：I regret to inform you（残念ながらお知らせします）、I’m afraid that（あいにく）、あるいは、unfortunately（残念ですが…）。例えば：I regret to inform you that your application has been unsuccessful.（残念ながら、ご応募は不採用となったことをお知らせします）

苦情のレターは断固とした語調で、しかし丁寧でなければなりません。事実を述べ、感情的になりすぎないようにします。

たとえば、相手の納期の遅れがプロジェクトに悪い影響を与えた場合、ビジネスレターでこれを伝える適切な例は：The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project.（納期が5日遅れたため、プロジェクトに深刻な混乱が生じました。）

また不適切な例としては：I’m really angry because your staff messed up!（そちらのスタッフが失敗したので、こちらとしては本当に怒っています！）

レターの結びを書く

最後の段落では、Please contact us if you have any further questions.（ご質問があればご連絡ください）などの結びの文を入れることもできます。

書類を添付する場合は、Please find enclosed…や、I am enclosing…（…を同封します）をレターの最後に追加してもいいでしょう。そして、レターの最後では、例えば次のように、今後のやりとりについても触れておくべきです： I look forward to seeing you next Thursday.（来週の木曜日にお会いできるのを楽しみにしています。）

レターを仕上げる

結句または末尾の書き方は、相手との関係性によって違ってきます。相手の名前がわからないときは、**Yours faithfully**を使いましょう。

名前を知っている人へのフォーマルなレターなら、**Yours sincerelyとします。もう少しくだけたレターの場合は、Best regardsやKind regards**が使えます。結句の後に手書きで署名して、その下に名前と役職名をタイプします。

エラーチェック

さて、ここが一番重要なステップです！

送る前に、必ず文法、スペル、そして句読点の誤りを細かくチェックする必要があります。それから最終確認として、明確で、簡潔で、正確で、礼儀正しく、説得力があり、完全であるかどうか自問しましょう。

次回英語でビジネスレターを作成するときは、レターが効果的で適切であるかどうかを確認する前に、まずこれらの手順にそってチェックしてください。