英語で丁寧にクレームを伝える方法

悪い経験をした際に、怒って文句を言うのは簡単です。しかし、これにより、望むものが手に入らなくなってしまうこともあります。誰もが失礼な態度を取られたら、身構え、その人の話を聞かなくなるものです。欲しいものを手に入れるには、丁寧で落ち着いた姿勢を崩さないことが大切です。以下は、英語で苦情を伝える際に、丁寧で落ち着いた態度を保ちながら、望むものを手に入れるための5つの簡単なヒントです。

丁寧に切り出す

苦情を伝える際には、「I’m sorry to bother you.」または「Excuse me, I wonder if you can help me.」と切り出すと、相手が気楽に聞けます。気分が良い方が、簡単に物事に対処できるものです。そのため、たとえ腹を立てていても、落ち着いて、こうした表現を使って話し始めましょう。例えば、「’m sorry to bother you, but I wanted a baked potato, not fries.」と言うのです。

疑問形で依頼を伝える

何かを言われるよりも、頼まれる方が気分が良いものです！「Can you help me with this? My shirt came back from the laundry missing buttons.」と助けを求める言い方で苦情を伝えてみましょう。w****ould、could**、****can**のなどの助動詞を使って、できるだけ丁寧に頼んでください。英語ではこれをdistancingと呼びます。

問題点を説明する

「Your information is wrong. Please fix it now.」と言うよりも、**「There has been a misunderstanding.」**という表現を使って、あるべき状況を伝えましょう。これにより、相手の過ちを責めずに言いたいことを明確に伝えられます。例えば、ホテルで予約に手違いがあった際に、「I’m afraid there may be a misunderstanding. I requested a non-smoking room.」と言えば、 良いカスタマーサービスを提供しているホテルなら、禁煙の部屋を希望していることが伝わります。

相手を責めない

苦情を伝える際、発生した問題に対して直接責任がない人とやり取りすることが多いです。かといって、問題が起こったのは、自分のせいでもありません！次の表現は、迅速に対応しなければならない際に役立ちます。「I understand it’s not your fault, but the airline promised they would deliver my baggage yesterday.」このように、相手に落ち度がないことは理解していると言ってから、直接問題を伝えましょう。

よくわかっていることを伝える

「I understood that…」という表現を使って、状況をよく理解した上で、相手が騙そうとしているのではないかと疑っていることを伝えます。**「Hey! You’re trying to cheat me!」**と言ってはいけません。代わりに、「I understood that the taxi ride to the airport was only 25 dollars.」などと、自分が事実を知っていることを遠回しに伝えてから、相手に答えるチャンスを与えましょう。

何かのサービスを利用する際に、その代金を支払ったら、それに見合ったものを受け取る権利があります。苦情を伝える際は、落ち着きましょう。もし、望むものが手に入らなかったら、より上の役職の人を呼んでくれるように頼んでください。しかし、上記のヒントを利用して、微笑みながら丁寧に対応すれば、多くの場合、欲しいものを手に入れることができるでしょう。