英文ビジネスレターの書き方

今は、デジタル通信の時代で、手紙を書くことはほとんどありません。多くの場合、日常的なやり取りには、メールや電話が利用されます。ビジネスの場面で手紙を書くことが少なくなった今、より重要なメッセージを伝える時のみに手紙を用います。つまり、効果的なビジネスレターを書けることが、今まで以上に大切なのです。以下のヒントに従い、次回ビジネスレターを書く際に、上手に書けるようにしましょう。

適切な形式と挨拶の言葉を用いる

手紙の冒頭で良い印象を与えるために、適切な挨拶文を添えましょう。たいていの場合、企業の便箋には、すでに会社の住所がレターヘッドの一部として右上に印刷されています。その下に右詰めで日付を記入してから、手紙を書き始めます。Dear Ms. Jones.などと相手の名前と敬称を正しく書いてください。相手の名前がわからない場合は、Dear Sir or Madam_または_To whom it may concern と書きます。

主旨を伝える

最初の段落では、手紙の主旨を伝えましょう。例: As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

語調を選びながら手紙を書いている理由を伝える

ビジネスレターには、通常、改まった形式を使い、より打ち解けた形式を使うのなら、手紙ではなくメールを用います。このように多くの場合、英文ビジネスレターでは、改まった表現を使いますが、語調は手紙を書く理由により実に異なります。

依頼の手紙には、より丁寧に伝えるために、助動詞を用いることが多いです。例えば、I want you to come to our office on Thursday.は礼儀に欠けた印象を与えます。代わりに「would」を使って_Would you be able to come to our office on Thursday?_と、より丁寧に依頼しましょう。

悪い知らせを伝える場合や謝罪する際は、礼儀正しく上手にその問題の原因を伝えましょう。悪い知らせを伝えるなら、 I regret to inform you、I’m afraid that、unfortunately と書いてから、対象となる出来事を後に続けてください。例: I regret to inform you that your application has been unsuccessful.

苦情の手紙は、しっかりとした語調ながらも丁寧な言い回しで書きます。事実を伝え、あまりにも感情的な内容にならないようにしましょう。例えば、相手の納品が遅れたために企画が悪影響を被った場合、良い例は_The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project_. で、悪い例は_I’m really angry because your staff messed up!_です。

結びの文章を書く

最後の段落には、例えば_Please contact us if you have any further questions_. など結びの文を添えましょう。書類を同封するのなら、Please find enclosed… または I am enclosing… と最後に加えます。また、_I look forward to seeing you next Thursday._などと今後のやり取りについても触れましょう。

結句を添える

結句は、相手との関係性により使い分けてください。相手の名前がわからないのなら、Yours faithfully、改まった手紙で相手の名前がわかっているのなら、_Yours sincerely_と添えましょう。やや親しい相手なら、_Best regards_または_Kind regards_と書きます。結句の下に署名をし、 その下に活字で名前と役職を記します。

誤りがないか確認する

これは最も重要です！送る前に、必ずしっかりと読み返し、文法や綴り、句読点に誤りがないかを確認しましょう。そして最後に、内容が明確かつ簡潔で、正確で説得力があるか、伝えたいことが網羅されているか、丁寧な言い回しを使っているかを自分自身に問いかけてみましょう。

次回、英文ビジネスレターを書く際は、書き始める前に上記を確認し、適切で効果的な手紙に仕上げましょう。