多くの人にとって、ビジネスで最もよく使うコミュニケーション手段はメールです。そのため、メールを正しく書けることが大切です。たいていの場合、手紙ほど改まった表現は使わないものの、あなたや御社の良いイメージが伝わるような、社会人としてふさわしい内容でなければなりません。以下の5つの簡単なステップに従い、英語で完璧なビジネス英語メールを書きましょう。
挨拶で始める
例えば「Dear Lillian」など、常に挨拶で始めます。改まった関係の相手には、苗字を使い（例えば「Dear Mrs. Price」）、より親しい間柄なら「Hi Kelly」と書きます。相手の名前がわからない場合は、「To whom it may concern」または「Dear Sir/Madam」と書きます。
連絡に対するお礼を言う
顧客の問い合わせに対して返信する際は、お礼の言葉で始めます。例えば、御社に関する質問を受けた場合は「Thank you for contacting ABC Company.」、返信に対するお礼を伝える際は「Thank you for your prompt reply.」または「Thanks for getting back to me.」と書きます。お礼を伝えることで、相手に安心感を与えると同時に、より礼儀正しく見られます。
主旨を伝える
初めてメールする相手には、お礼で始められないので、代わりに、例えば「I am writing to enquire about …」または「I am writing in reference to …」などの表現を使って、メールの主旨を最初に書きます。
主旨を明確にしてから、本題に移ってください。素早く読めるメールが好まれます。短く明確な文章にしましょう。また、文法や綴り、句読点を間違えないように注意し、あなたや御社に対してプロフェッショナルなイメージを持ってもらえるようにしてください。
結びの文を添える
メールの最後に、丁寧な結びの文を添えて、再度感謝の気持ちを伝えましょう。例えば「Thank you for your patience and cooperation.」または「Thank you for your consideration.」と書いてから「If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.」そして「I look forward to hearing from you.」と続けます。
結句で終える
最後は、適切な結句とあなたの名前を書きます。ビジネスメールでは「Best regards」、「Sincerely」、「Thank you」を使います。相手と親しい間柄の場合を除き、「Best wishes」または「Cheers」は避けましょう。そして送信ボタンを押す前に、再度見直して綴りをチェックし、完璧な内容に仕上がっているかを確認しましょう！
