英語でビジネスメールを完璧に書く5つのポイント

多くの人にとって、ビジネスで最もよく使うコミュニケーション手段はメールです。そのため、メールを正しく書けることが大切です。たいていの場合、手紙ほど改まった表現は使わないものの、あなたや御社の良いイメージが伝わるような、社会人としてふさわしい内容でなければなりません。以下の5つの簡単なステップに従い、英語で完璧なビジネス英語メールを書きましょう。

挨拶で始める

例えば**「Dear Lillian」など、常に挨拶で始めます。改まった関係の相手には、苗字を使い（例えば「Dear Mrs. Price」）、より親しい間柄なら「Hi Kelly」と書きます。相手の名前がわからない場合は、「To whom it may concern」または「Dear Sir/Madam」**と書きます。

連絡に対するお礼を言う

顧客の問い合わせに対して返信する際は、お礼の言葉で始めます。例えば、御社に関する質問を受けた場合は「Thank you for contacting ABC Company.」、返信に対するお礼を伝える際は「Thank you for your prompt reply.」または「Thanks for getting back to me.」と書きます。お礼を伝えることで、相手に安心感を与えると同時に、より礼儀正しく見られます。

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主旨を伝える

初めてメールする相手には、お礼で始められないので、代わりに、例えば**「I am writing to enquire about …」または「I am writing in reference to …」**などの表現を使って、メールの主旨を最初に書きます。

主旨を明確にしてから、本題に移ってください。素早く読めるメールが好まれます。短く明確な文章にしましょう。また、文法や綴り、句読点を間違えないように注意し、あなたや御社に対してプロフェッショナルなイメージを持ってもらえるようにしてください。

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結びの文を添える

メールの最後に、丁寧な結びの文を添えて、再度感謝の気持ちを伝えましょう。例えば**「Thank you for your patience and cooperation.」または「Thank you for your consideration.」と書いてから「If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.」そして「I look forward to hearing from you.」**と続けます。

結句で終える

最後は、適切な結句とあなたの名前を書きます。ビジネスメールでは**「Best regards」、「Sincerely」、「Thank you」を使います。相手と親しい間柄の場合を除き、「Best wishes」または「Cheers」**は避けましょう。そして送信ボタンを押す前に、再度見直して綴りをチェックし、完璧な内容に仕上がっているかを確認しましょう！