英語での退職願の書き方

仕事をやめるときは入社時よりもよい印象を与える必要がないと思い込みがちですが、実際はやめる時ほど重要だったりします。

退職後でも元同僚や元上司、人事部を照会先として当てにする必要があったり、新しい仕事をしていてビジネスパートナーとしての関係が続くことがあるかもしれないからです。

今回は、ビジネス英語で退職願(resignation letter)を書くときにやるべきことと悪いことをご紹介しましょう。

【やるべきこと】

  • 上司に宛てにする
    退職願の宛先は、オーナーや最高経営責任者にする必要はなく、直属の上司宛てでかまいません。親密な仲であっても、正式なものにするために、宛名にはDearをつけます。
  • 法律や実務上の観点をきちんと記載する
    基本的なことに聞こえるかもしれませんが、退職願には日付、今の仕事から退職することを自分の肩書も含めて明記する必要があります。自分が結んでいる契約の退職予告期間と自分が求める雇用期間の終了日の詳細も記載します。次に、雇用者が、提出された退職願の詳細を承認し、未払いの有給手当などの追加事項があれば追記しましょう。
  • 推薦状の依頼
    今後、雇用主にreferenceになってもらいたいと伝えておきましょう。そうすれば、彼らが希望する連絡先の詳細を教えてくれたり、書面のreferenceを用意してくれる機会が作れます。
  • テンプレートを使う
    国が違えば退職願の慣習も少し違います。正しい作法に従えるように、標準的なテンプレートをインターネットでも無料入手できます。
  • ふさわしい表現を使う
    どれだけくだけた仕事環境であっても、退職願は書面で提出する必要があります。退職願はそもそも法的文書ですから、くだけた表現を使うのは避け、Yours sincerelyで締めくくりましょう。
  • 礼儀正しく丁重にする
    今の仕事が嫌いで辞める人でも、「立つ鳥後を濁さず」の精神は重要です。手紙を書く際には、働いていたときに与えてもらったチャンスへのお礼と、仕事で得た能力や重要点を雇用主に伝えましょう。そして、会社の今後の活躍を祈って締めくくります。
  • 短くまとめ
    退職願は短くあるべきです。最長で2段落か3段落にとどめてください。引き継ぎなどその他の情報は、メールやなどで対処することができます。
  • 直接手渡しする
    退職願は直接手渡しすることが礼儀正しい物事の進め方です。理想的には、退職願を手渡す前に上司と短い面談を設定して、退職することを伝える必要があります。

 

【やってはいけないこと】

  • 退職理由について言及しない
    退職の理由について、新しいことがやりたい、新しい機会を求めているといった一般的なことをいうのは差し支えありません。仕事に関してかなりの不満を持っているときには、
    今の仕事では期待できない、もっと給料がよい仕事、魅力的な保険がついた仕事がいいなどと書きたい誘惑に駆られますが、退職願は、そういったことを書く場所ではないと覚えておいてください。退職前に上司と非公式に自分の懸念について意見を交わすことはできます。
  • 不満を述べる機会にしない
    退職願は、仕事場についての否定な意見を伝えるのに適した場所ではありません。ほとんどの雇用主は、退職者となぜ辞めるのかを話し合ったり、不愉快な経験を共有できる場所を公式に制度化していますので、会社、上司、同僚についての不満があれば、退職面接までとっておいてください。
  • メールでは送らない
    退職願は、可能であれば上司に直接手渡しで届けるべきですから、紙に印刷して手渡してください。こうすればプロフェショナルに見えますし、手紙を受け取ってもらえたかどうか不安な気持ちにならずに済みます。

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