英語の会議を成功させるコツ

会議 – それは誰もが参加するものです。多国籍企業で働いている場合、おそらく会議では英語を使うでしょう。有意義な会議は、企画を大いに後押ししますが、そうでない会議は、実に時間の無駄です。

以下にある7つのステップと表現を使って、あらゆる英語での会議を実りのある内容にしましょう。

1. 会議開始の挨拶をする

どんな言語の会議でも、常に挨拶で始めます！英語も同じです。**「hello」ではなく「Good morning」または「Good afternoon」といったよりフォーマルな表現を使って挨拶し、来てくれたことに対する感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。その後、司会を務めているのなら、これから会議が始まることを告げてください。例えば「Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started.」**と言います。これで、次のステップに進む準備ができました。

2. 会議の目的を伝える

参加者が会議の目的がわからないまま、会議を進めても意味がありません。進行役を務めているのなら、「We’re here today to…」、**「Our goal today is…」または「I’ve called this meeting to..」という表現を使いながら、会議の目的を簡潔に伝えましょう。例えば「We’re here today to discuss last quarter’s sales figures.」**と言います。

3. 実績を振り返る

継続的な問題について話し合うのなら、新しい議題に移る前に、その問題の進捗状況を振り返りましょう。通常、議事録（公式記録）または前回の会議で決定した実践項目を利用しながらこの会議項目を設定し、時間を無駄にしないようにします。議事録を読む際には、**「To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting.」と始めます。「go over」**とは物事を振り返ると言う意味で、ビジネスの場でよく使われる表現です。これが終わったら、会議の主要項目に移ります。

4. 議題を利用して各項目を伝える

いよいよ、新しい内容について話し合う時がきました！議題（話し合う項目のリスト）を利用して、参加者全員の関心を持続させながら、見落としのないようにしましょう。例えば、**「Please look at your copy of the agenda. There are xx items on the list today. Let’s start with number xx.」**など、まずはじめに参加者の注意を引いてください。

5. 話題を変え続ける

時間を無駄にしないようにするために、常に話題を変え続け、内容の濃い会議を作り上げましょう。次の議題に移る時は、**「Now that we’ve discussed this, let’s move on to the next topic.」と伝えたり、話し合う議題の番号を伝える際は、「Let’s move on to point number X.」**と言ったりします。

6. その他の案件

議題の最後の項目は、「A.O.B.」または「Any other business」（その他の案件）となっていることがほとんどです。会議の最後に、他に話し合う点がないかを尋ねて、参加者全員が、重要だと感じている問題や議題に関連する問題を発言するための機会を作りましょう。

7. 会議終了

会議の終わりには、話し合ったすべての事項を要約し、参加者に来てくれたことに対する感謝を伝えてから、会議終了の挨拶をします。以上3点を行わなければなりませんが、難しくはありません！要約には、「To sum up…」と言う表現を使い、例えば**「To sum up, we’ve determined the sales figures could be better and discussed solutions.」と言います。そして、「Thank you all for attending/coming.」と参加に対するお礼を伝えてから、「The meeting is finished.」と言って、退室してもよいことを伝え、最後に次回の会議があれば「We’ll see everyone next…」**と加えます。

次回、英語で会議を開く時には、ぜひこのステップとビジネス英語のスキルを活用し、その効果を実感してください。