【ビジネス英語】電話対応に使える5つの英語表現

「Hello? This is Tom from ABC corporation. Can I speak to Mr. Yamada?」

当然の電話、出てみると英語で話されたとき、あなたはちゃんと対応できますか？

もしもあなたの日常のお仕事で、英語を使わない環境であったとしても、このグローバル化がすすむ社会、どこで英語がまいこんでくるかわかりません。このように、突然の電話の場合でもしっかりと対応できるように準備しましょう。

今回は、依頼人や顧客と英語で電話対応を行い、同僚のために伝言を預かるときに使える英語表現をご紹介します。

1. How can I help you?

このフレーズは、相手がなぜ電話を掛けてきているのか「どのようなご用件でしょうか？」と礼儀正しくたずねるフレーズです。

2. May I ask who is calling?

相手の名前を聞き逃した時には、このフレーズで「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と丁寧に聞くことができます。

3. He/she is not available at the moment

相手が話したい人物がその場にいない時には「彼／彼女はただいま席をはずしております。」と伝えましょう。これは、当人が本当に席をはずしていたり、忙しすぎて相手と話す暇がない時にも、失礼にならないようなフレーズです。

4. Can I take a message?

同僚が電話に出られない時には「伝言をお預かりいたしましょうか？」と替わりに申し出るのが親切です。この場合は伝言だけでなく、相手の名前や会社名なども聞いておくようにしましょう。

5. Could s/he give you a call back?

「彼／彼女からお電話をさせていただいてもよろしいでしょうか？」と同僚から相手 に連絡をすることについて伝えましょう。同僚が相手の連絡先を知らない時のために、電話番号を聞いておくといいですね。

それでは、英語での電話対応の理解をさらに深めるために練習しましょう！
下記のスーザンとジェニファーの英会話をチェックしてみてくださいね！

Receptionist: ABC Company, this is Susan, How can I help you?

Caller: Hello, may I please speak with Stacy?

Receptionist: May I ask who is calling?

Caller: Yes, this is Jennifer from DEF Company.

Receptionist: Stacy is not available at the moment, can I take a message?

Caller: Yes, could you please tell Stacy to send over the invoice for last week?

Receptionist: Sure, I will let Stacy know. And if Stacy has any questions, could she give you a call back?

Caller: Yes, Stacy can call me back at 123-456-7890 until 5 pm today.

Receptionist: Thank you, I will give Stacy your message and she will call you back if she has any questions.

Caller: Thank you!

Receptionist: Have a nice day!

＊＊＊＊＊＊日本語訳＊＊＊＊＊＊＊＊

受付：ABC会社、スーザンでございます。ご用件を承ります。

お客様：こんにちは、ステーシーさんとお話しできますか？

受付：どちら様でしょうか？

お客様：DEF会社のジェニファーです。

受付：あいにく、ステーシーはただ今席をはずしております。伝言をお預かりいたしましょうか？

お客様：はい、ステーシーさんに先週分の請求書を送ってくださるようにお伝えいただけますか？

受付：かしこまりました。ステーシーにはそのように申し伝えますが、もし質問事項などがあった場合、こちらからお電話をさせていただいてもよろしいでしょうか？

お客様：ええ、本日の午後5時までであれば、123-456-7890までお掛けくださいとステーシーさんにお伝えください。

受付：どうもありがとうございます。ステーシーに申し伝えておきますので、もし質問などがあった場合には、彼女からお電話をさせていただきます。

お客様：どうもありがとう！

受付：失礼いたします。

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例文はきちんと理解できましたか？
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Kelly Dawar

Image by Phil Roeder