英語メールをうまく書く方法7つ

英語メールをうまく書く7つの方法

仕事をしている上でのコミュニケーションの大部分はEメール(以下メールと省略)に頼っていますよね。特に、同僚や顧客、業者が海外にいるとコミュニケーションの手段はメールが80%以上にもなりかねます。

と、そんなやり取りには、英語がかかせませんね。メール上での英語、つまり、英語メールには単なる「英語での文章」とは異なるルールが実はあります。この英語メールのコツを無視してしまうと、時間がかかりすぎたり、考えすぎたり、時には混乱を招くことさえあります。なので、あなたの英語メールの書き方をもっと効率的にするために、プロのコツをお伝えしましょう。

1. 簡潔明瞭な件名をつける

やるべきことが多すぎて忙しい私達の現状では、多くの英語メールは開いてさえもらえません。ですから、受け取り手がメールの内容を理解したうえで、すぐに開いて返信する気になるように、必ず簡潔明瞭な件名をつけるようにしましょう。

(例)

“Meeting Request with a New Vendor at 9/11/13” (9月11日の新しい業者との会議依頼)

 

 

2. メールは短くまとめる

ほんの数行で済ませることもできるのに、だらだらと長いメールをどう思いますか?メールは簡潔、かつ丁寧にまとめるようにしましょう。

 

3. メールよりも電話をした方が良いか考える

なかには、双方で話し合いが必要な内容もあります。メールを書き始める前に、まず電話をした方が良いのかを先に考えましょう。短い電話一本で済む内容であれば、何度もメールをやり取りする面倒を省けれますからね。

 

4.選択肢が明確にある質問をする

メールで誰かの意見を聞くのが良い時もありますが、それよりも相手に選択肢を与えた方が効率的な場合が多いですね。例えば、“When do you want to meet?”と尋ねてしまうと、あなたの都合が悪い時間を相手が提案する可能性があるからです。そうすると、あなたはもっとメールをやり取りしなければならないことになります。しかし、もしあなたが“Would you rather meet on Monday at 2 pm, Tuesday at 4pm or Friday at 10am?”と質問すれば、相手はあなたの都合が良い時間から選択することができるので、さらなるメールのやり取りは必要なくなります。

 

5. メールを送信する前にもう一度確認する

メールを書き終わってすぐに「送信」ボタンをクリックすることは簡単ですが、それは間違いやはっきりしない内容を含んだメールを送信してしまう恐れもあるということです。送信する前にもう一度、あなたの書いた英語メールを読み返す時間をとるようにしましょう。自分の間違いを見つけてきっとびっくりすると思いますよ!

 

6. 「冷却期間」を設ける

メールの素晴らしい点の一つは、すぐに答えなくても良いところです。もしも、あなたが強い思い入れがある事柄についてメールを書くときには、一旦「下書き」に保存して「冷却期間」を設けた方がいいですね。そして、しばらく何か別のことをした後で、もう一度読み直してから送信することをお勧めします。メールに書いたあなたの意見が、永久的な記録として保存されてしまう危険があるので、正しい方法で自分を表現することが重要です。

 

7. メールを送りすぎない!

皆さんも、メールを送りすぎる人と一緒に働いた経験が一度はあると思います。あなたは会社でそんな困った人にはならないでくださいね。「CC」に誰かを追加する前には、もう一度よく考えるようにしましょう。メールの過度な使用について、罰則を設けている会社もあるくらいですが、もちろん理由はお分かりですよね。

 

あなたは他にも英語メールの書き方が上手くなるコツを知っていますか?もしも私の7つのコツ以外にご存知なら、ぜひ下のコメント欄から教えてください。

Will

Image by DeclanTM

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