Business Englisch: Wie man ein Meeting protokolliert

In diesem Artikel geht es um Business Englisch, genauer: eine bestimmte Art von Notizen, und zwar um das Protokollieren eines Meetings. In den „minutes“, also im Protokoll, wird alles festgehalten, was während einer Sitzung besprochen und beschlossen wurde. So hat man einen Beleg für die Diskussionen und kann später bei Bedarf immer nachlesen, was gesagt wurde.

1. Schritt: Ernennen Sie einen Protokollführer

Dieser Schritt kann natürlich übersprungen werden, wenn immer dieselbe Person mitschreibt. Ansonsten wählen Sie den Protokollführer, bevor das Meeting beginnt, oder gleich zu Anfang. So sparen alle Anwesenden Zeit und können sich auf die Diskussion konzentrieren, ohne selbst ständig Notizen machen zu müssen.

2. Schritt: Entscheiden Sie sich für eine Methode (getippt oder handschriftlich)

Auf einem Computer mitzutippen, kann sehr effizient sein, da Sie Ihre Notizen später nicht nochmals abschreiben müssen, und Sie können im Laufe der Sitzung oder Nachbereitung stets weitere Informationen einfügen. Aber Vorsicht: In manchen Unternehmen und Organisationen muss das Protokoll zum Schluss des Meetings von allen Teilnehmern unterzeichnet werden, die damit die Richtigkeit des Inhalts bestätigen. In diesem Fall schreiben Sie besser von Hand, oder Sie drucken das Protokoll am Ende der Sitzung schnell aus, damit alle unterschreiben können.

3. Schritt: Schreiben Sie

Zunächst müssen Sie Datum, Zeitpunkt und Ort des Meetings festhalten. Diese einfache Aufgabe können Sie vorher erledigen, damit Sie während der Sitzung Zeit sparen. Als nächstes brauchen Sie eine Namensliste der Anwesenden. Auch die können Sie vorher anlegen, wenn Sie schon wissen, wer teilnimmt. Andernfalls schreiben Sie die Namen der Teilnehmer auf, sobald diese den Raum betreten. So können Sie sicher sein, dass Sie niemanden auslassen.

Im Laufe des Meetings müssen Sie alle wichtigen Punkte festhalten und von wem sie vorgebracht wurden. Versuchen Sie nicht, ganze Sätze zu schreiben, sonst wird es zu schwierig, dem Gesagten zu folgen.

Schreiben Sie z. B. nicht:
“Simon said that we should try advertising in different magazines.”
sondern:
“Simon – try advertising in different magazines.”

Wenn eine Entscheidung fällt, schreiben Sie auf, was festgelegt wurde, wer nach dem Meeting wie vorzugehen hat und bis wann er oder sie dies getan haben wird. So fertigen Sie eine Aufstellung der „action points“ an.

Wurde eine weitere Sitzung vereinbart, so muss am Ende des Protokolls stehen, wann diese stattfinden soll, damit die Teilnehmer genug Zeit zum Planen haben.

Nach Bedarf können Sie das Protokoll jetzt von allen Anwesenden unterzeichnen lassen.

4. Schritt: Formatierung

Falls nötig, können Sie Ihre Notizen nach dem Meeting bearbeiten oder auf dem Computer ins Reine schreiben. Verwenden Sie Aufzählungspunkte und heben Sie wichtige Aspekte fett hervor, damit der Text deutlich und einfach zu lesen ist. Sie können Ihre Stichpunkte auch zu ganzen Sätzen ergänzen, die leichter zu erfassen sind. In diesem Fall dürfen Sie natürlich nichts hinzufügen, das die Bedeutung Ihrer Aufzeichnungen verändert.

Zu guter Letzt:

Versenden Sie Ihr Protokoll sobald wie möglich, nachdem Sie es formatiert und auf Fehler überprüft haben, damit die Teilnehmer es als Hilfestellung für ihre Aufgaben nutzen können.

Mit diesen und vielen weiteren Tipps, die auf dem EF English Live Blog und auf der EF English Live Website verfügbar sind, können Sie Ihr Business Englisch ganz einfach verbessern!