Scrivi una email professionale perfetta in inglese in 5 passi

Per la maggior parte di noi, l’email è la forma di comunicazione più usata in ambito professionale, perciò è importante scriverla correttamente. Sebbene le email non siano formali quanto le lettere, devono comunque essere professionali se vuoi trasmettere una buona immagine di te e della tua azienda. Per scrivere email perfette in inglese, segui questi 5 semplici passi.

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Inizia con un saluto

Inizia sempre l’email con un saluto, ad esempio “Dear Lillian” (Cara Lillian). Se il rapporto tra te e il destinatario dell’email è più formale, usa il cognome (ad esempio “Dear Mrs. Price”); se è meno formale, puoi usare una formula più semplice (come “Hi Kelly”). Se invece non conosci il nome della persona a cui ti rivolgi, usa “To whom it may concern” (A chi di competenza) o “Dear Sir/Madam” (Egregio Signore/Gentile Signora).

Ringrazia il lettore

Se rispondi a una richiesta di un cliente, inizia sempre l’email con un ringraziamento. Ad esempio, se qualcuno ti ha chiesto qualcosa riguardo alla tua azienda, puoi dire “Thank you for contacting ABC Company” (Grazie per aver contattato la ABC). Se qualcuno ha risposto a una tua email precedente, non mancare di scrivere “Thank you for your prompt reply” (Grazie per la rapida risposta) o “Thanks for getting back to me” (Grazie di avermi fatto sapere). Se ringrazi il lettore, lo metti a suo agio e sembrerai più educato.

Dichiara il tuo scopo

Se stai iniziando una comunicazione via email, un ringraziamento può essere impossibile. In quel caso, inizia dichiarando lo scopo della tua email, ad esempio “I am writing to enquire about …” (Scrivo per chiedere informazioni su…) o “I am writing in reference to …” (Scrivo in riferimento a…).

Metti bene in chiaro qual è lo scopo dell’email già dalle prime righe, poi passa al testo principale. Ricorda che la gente vuole leggere le email rapidamente, perciò usa frasi brevi e chiare. Inoltre, stai molto attento alla grammatica, all’ortografia e alla punteggiatura per dare un’impressione professionale di te e della tua azienda.

Aggiungi i commenti finali

Prima di concludere l’email, è buona educazione ringraziare di nuovo e aggiungere dei commenti di cortesia. Puoi iniziare con “Thank you for your patience and cooperation” (Grazie per la pazienza e la collaborazione) o “Thank you for your consideration” (Grazie per la considerazione) e proseguire scrivendo “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” (Per qualsiasi domanda o dubbio non esiti a contattarmi) o “I look forward to hearing from you” (Confido di risentirla presto).

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Usa una formula di chiusura

L’ultimo passo consiste nell’includere una formula di chiusura adeguata e il tuo nome. “Best regards”, “Sincerely” e “Thank you” sono tutte formule professionali. Evita invece cose come “Best wishes” (Auguri) e “Cheers” (Alla salute), a meno che il rapporto con il destinatario non sia di grande amicizia. Infine, prima di fare clic su “Invia”, rileggi ancora una volta tutta l’email e controllala con il correttore ortografico per assicurarti che sia davvero perfetta!

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