Scrivere ottime lettere commerciali in inglese

Nel mondo della comunicazione digitale, non scriviamo spesso lettere; ormai la maggior parte dei messaggi quotidiani avvengono via email o al telefono. In ambito lavorativo, dato che oggigiorno scriviamo poche lettere, tendiamo a usarle solo per le comunicazioni più importanti, il che significa che la capacità di scrivere lettere commerciali efficaci è ancora più cruciale. Segui i nostri consigli e la prossima lettera che scriverai in ambito lavorativo sarà sicuramente ottima.

Usa il formato giusto e le formule di saluto corrette

All’inizio della lettera, crea subito una buona impressione assicurandoti di usare la struttura e la formula di saluto giuste. Spesso la carta intestata riporta già l’indirizzo dell’azienda, all’interno dell’intestazione, ma in caso contrario scrivilo in cima alla pagina e subito sotto aggiungi quello del destinatario, a sinistra. Fai seguire la data, sulla destra, e poi inizia la lettera vera e propria. Verifica il nome e il titolo della persona, ad esempio “Dear Ms. Jones” (Gentile Signora Jones). Se non sai il nome del destinatario, usa “Dear Sir or Madam” (Egregio Signore, Gentile Signora) oppure “To whom it may concern” (A chi di competenza).

Dichiara lo scopo della lettera commerciali in inglese

È bene indicare l’obiettivo della lettera già nel primo paragrafo. Ad esempio: As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested (Facendo seguito alla nostra conversazione telefonica, le scrivo per comunicarle le informazioni che mi ha richiesto).

Usa il motivo della lettera per definire il tono da usare

Nelle lettere commerciali di solito si usa uno stile formale, anche perché per le comunicazioni più informali si preferisce l’email. Ma se l’inglese delle lettere commerciali è sempre formale, il tono può cambiare a seconda del motivo che ti spinge a scrivere la lettera in questione.

Se si tratta di richiedere qualcosa, i verbi modali possono aiutare a rendere il tono più cortese. Ad esempio, non sarebbe educato scrivere: I want you to come to our office on Thursday (Voglio che lei venga nel nostro ufficio giovedì). Piuttosto, usa ‘would’ per rendere la richiesta più gentile: Would you be able to come to our office on Thursday? (Potrebbe venire nel nostro ufficio giovedì?).

Se devi dare una cattiva notizia o chiedere scusa, devi usare il massimo di tatto e cortesia e indicare la causa del problema. Per introdurre l’argomento puoi usare formule come queste: I regret to inform you (Sono spiacente di informarla), I’m afraid that (Temo che) o U__nfortunately (Purtroppo). Ad esempio: I regret to inform you that your application has been unsuccessful (Sono spiacente di informarla che la sua richiesta non è stata approvata).

Le lettere scritte per fare un reclamo devono avere un tono deciso e allo stesso tempo educato. Descrivi i fatti e non lasciarti prendere dalle emozioni. Ad esempio, se una consegna in ritardo ha causato un effetto negativo al progetto su cui stai lavorando, un modo appropriato per scriverlo in una lettera formale è il seguente: The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project (La consegna è arrivata con cinque giorni di ritardo e ciò ha causato un grave danno al progetto). Sarebbe invece inappropriato scrivere: I’m really angry because your staff messed up! (Sono arrabbiato perché il vostro personale ha fatto pasticci!)

Come terminare

Nell’ultimo paragrafo, puoi usare frasi di chiusura come Please contact us if you have any further questions (La prego di contattarci nel caso abbia ulteriori domande). Se devi allegare altri documenti, alla fine della lettera scrivi Please find enclosed… (Può trovare in allegato…) oppure I am enclosing… (Allego…). A questo punto della lettera dovresti anche indicare eventuali contatti futuri, ad esempio I look forward to seeing you next Thursday (Confido di incontrarLa il prossimo giovedì).

La chiusura

La chiusura della lettera dipende dal rapporto che hai con il destinatario. Usa Yours faithfully se non sai il nome della persona a cui ti rivolgi, Yours sincerely per una lettera formale a un destinatario di cui sai il nome. Se la lettera è un po’ meno formale, puoi scrivere anche Best regards o Kind regards. Dopo questo saluto finale, devi aggiungere la firma (scritta a mano) seguita dal tuo nome e dalla posizione (scritti a macchina).

Verifica che non ci siano errori

Questo è il passo più importante! Devi sempre rileggere con attenzione la lettera prima di spedirla, controllando che non ci siano errori di grammatica inglese, ortografia o punteggiatura. Come ultima cosa, chiediti se la lettera è chiara, concisa, corretta, cortese, convincente e completa.

La prossima volta che devi scrivere una lettera commerciale in inglese, ripassa queste fasi prima di iniziare a scrivere, per assicurarti di comporre una lettera efficace e appropriata.

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