Come scrivere un ‘out of office’ in inglese

A tutti noi piace andare in vacanza ma, mentre sei fuori ufficio, è importante che le persone non si aspettino una tua risposta alle loro email. Per ovviare a questo problema si può impostare un ‘out of office’ nelle tue email. Se devi scrivere una email in inglese, ci sono alcuni punti che devi tenere presente.

Devi essere educato

Inizia la risposta automatica con qualcosa del tipo ‘Thank you for your email’. Solo perché è una risposta automatica non significa che debba essere fredda e impersonale.

Spiega dove sei e quando tornerai

Non devi dire precisamente dove sei in vacanza, ma è importante specificare che sei in vacanza e quando tornerai. Questo significa che il mittente saprà quando attendersi una risposta da te. Potresti usare un’espressione come ‘I am currently on annual leave and will be returning on (date)’.

Specifica se potrai leggere le email durante questo periodo

Alcuni controllano le email anche quando sono fuori ufficio. Se tu sei uno di questi, scrivi qualcosa come ‘I will have limited access to email while I am away’, così le persone sapranno di non dover attendere una risposta immediata da te. Se non potrai controllare le email, scrivi ‘I will not have access to email while I am away’.

Scrivi chi potrebbe eventualmente sostituirti

Ricordati di specificare come contattare le persone che potrebbero sostituirti mentre sei via. Se ci sono varie persone con vari ruoli, potresti scrivere, ad esempio, ‘For sales enquiries contact Jane Stevens, for technical help contact Rachel Adams, for all other enquiries call the office on (phone number)’. Se i tuoi colleghi sono in grado di aiutarti per alcune attività inerenti le email che arriveranno, avrai risparmiato un sacco di lavoro al tuo rientro.

Chiusura dell’email in inglese

Non tutti lo fanno, ma può essere un modo gentile per chiudere la risposta automatica. Finisci la risposta con ‘Kind regards’ o come concludi di solito le tue email. Questo la rende un po’ più personale.

Ma la cosa più importante di tutte…

Divertiti!

Se hai impostato l’’out of office’ in modo appropriato, non dovrai preoccuparti per le persone che ti contatteranno, quindi dovrai solo pensare a divertirti!

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