L’inglese nelle riunioni di lavoro: successo in sette passi

Riunioni di lavoro: tutti le facciamo. Se lavori in una multinazionale, è probabile che nelle riunioni di lavoro usi l’inglese. Una riunione produttiva può dare una bella spinta al progetto, ma una che non è produttiva non è altro che una gran perdita di tempo. Per far sì che tutte le tue riunioni in inglese siano produttive e di successo, segui questi sette passi e usa le frasi in inglese presentate qui.

Saluta i partecipanti e apri la riunione

Indipendentemente dalla lingua che si parla, le riunioni iniziano sempre con un saluto, e anche in inglese è così. Se stai parlando in inglese, preferisci il più formale “Good morning” o “Good afternoon” all’informale “hello” e ricordati di ringraziare tutti per la loro presenza. Poi, se sei tu a guidare l’incontro, dovrai annunciarne ufficialmente l’inizio. Ad esempio: “Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started.” A questo punto sei pronto per il prossimo passo.

Definisci lo scopo della riunione

Non ha senso fare una riunione se la gente non sa perché. Se sei tu a guidare l’incontro puoi dire: “We’re here today to…”, “Our goal today is…”, o ancora “I’ve called this meeting to…” e continuare con una breve spiegazione dello scopo della riunione. Ad esempio: “We’re here today to discuss last quarter’s sales figures.”

Riesamina il lavoro fatto

Se la riunione riguarda un lavoro in corso, riesamina il progresso fatto finora prima di passare alle novità. In genere si usano le minute (‘minutes’, cioè gli appunti ufficiali) o i punti della riunione precedente per strutturare questa parte dell’incontro e assicurarsi di non perdere tempo. Prima di iniziare a rileggere le minute, puoi dire: “To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting.” ‘To go over’ significa rivedere ed è un’[espressione comune nel mondo degli affari. Fatto questo, puoi passare alla parte principale della riunione.

Segui l’ordine del giorno e presenta ogni punto

È arrivato il momento di parlare delle novità! Segui l’ordine del giorno (in inglese ‘agenda’, cioè la lista degli argomenti da discutere) per aiutare tutti a rimanere concentrati e per non tralasciare niente. Chi guida la riunione inizierà invitando tutti a guardare l’ordine del giorno, dicendo: “Please look at your copy of the agenda. There are xx items on the list today. Let’s start with number xx.”

Manda avanti il discorso

Per evitare perdite di tempo, il segreto di una riunione perfetta è continuare ad andare avanti, senza fermarsi. Quando è il momento di passare al punto successivo, puoi dire: “Now that we’ve discussed this, let’s move on to the next topic” o fare riferimento ai punti dell’ordine del giorno e dire: “Let’s move on to point number X”.

C’è altro?

L’ultimo punto dell’ordine del giorno è spesso ‘Varie ed eventuali’, in inglese ‘A.O.B.’ o ‘Any other business’. Alla fine della riunione è importante chiedere se ci sia altro da discutere, per dare modo a tutti i partecipanti di menzionare qualsiasi cosa ritengano importante e collegata all’argomento principale.

Arrivare alla fine

Alla fine della riunione devi fare tre cose: riassumere tutto quello che è stato detto, ringraziare tutti per la partecipazione e dichiarare concluso l’incontro. Non è difficile! Per riassumere, puoi dire: “To sum up…” Ad esempio: “To sum up, we’ve determined the sales figures could be better and discussed solutions.” Poi ringrazia tutti i partecipanti per la loro presenza: “Thank you all for attending/coming.” Fai capire che se ne possono andare dicendo: “The meeting is finished.” Infine, se è prevista una riunione successiva, puoi dire: “We’ll see everyone next…”

Alla prossima riunione in inglese prova a usare questa struttura e queste frasi in inglese, e vedrai che differenza che fa. E se vuoi migliorare ulteriormente il tuo inglese commerciale, il consiglio è quello di iscriversi ad un corso di Business English online.

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