Business English – Come fare il verbale di una riunione

come fare il verbale di una riunione

Abbiamo già analizzato il tema del preparare degli appunti, quindi in questo articolo andremo più nel dettaglio su un tipo particolare di annotazione: il verbale di una riunione. Il verbale di una riunione consiste in annotazioni su tutto quello che viene deciso durante una riunione. Avere il verbale di una riunione è un metodo molto importante per assicurarsi di avere un promemoria valido di quello che è stato discusso nella riunione.

Fase 1 – Decidi chi farà il verbale

Se c’è una persona che già se ne occupa sempre, allora puoi saltare questa fase. Se no, decidi chi si occuperà del verbale o prima che inizi la riunione o subito all’inizio. Questo farà risparmiare tempo a tutti i partecipanti e garantirà che i partecipanti possano concentrarsi senza dover prendere appunti.

Fase 2 – Decidi il modo (computer o a mano)

Fare il verbale al computer può essere un metodo efficace perché significa che non dovrai ribatterlo in seguito e puoi aggiungere informazioni mentre procedi. Stai attento: alcune aziende ed enti chiedono a tutti i partecipanti di firmare il verbale della riunione come prova che quello che è scritto è quello che effettivamente è stato detto. Se fosse così, allora scrivi su carta o stampalo subito dopo la fine della riunione, per consentire le firme.

Fase 3 – Scrivi

Le prime informazioni che ti servono per verbalizzare sono l’ora, la data e il luogo della riunione. Queste informazioni sono facili e puoi scriverle anche prima, per risparmiare tempo. Poi, devi fare una lista dei nomi di tutti i partecipanti: anche questa può essere fatta prima, se sai già chi arriverà di sicuro; se no, prepara degli appunti dei nomi dei partecipanti appena li vedi entrare nella stanza, così sarai sicuro della tua lista.
Durante la riunione, prendi nota di tutti i punti chiave e di chi li propone. Non tentare di scrivere frasi complete, altrimenti rischi di perdere il resto.
Ad esempio, invece di:

 “Simon ha detto che dovremmo provare a mettere delle pubblicità in giornali diverse”

Scrivi:

“Simon: provare pubblicità in giornali diversi”

Quando viene raggiunta una decisione, scrivi su che cosa si sono accordate le persone e se ci sono cose che le persone dovranno fare dopo la riunione. Scrivi chi farà cosa e quando dovrà farlo. Puoi scriverlo come lista e chiamarla “Cose da fare”.

Se avete programmato un’altra riunione, scrivi quando sarà alla fine del verbale: aiuterà le persone a pianificare i propri impegni.
A questo punto, puoi chiedere ai partecipanti di firmare il verbale se concordano.

Fase 4 – La formattazione

Dopo la riunione, puoi editare o ribattere al computer i tuoi appunti, se devi presentarli in una forma più chiara. Usa i punti elenco ed evidenzia i punti più importanti in grassetto, in modo che il testo sia più chiaro e facile da leggere.

Se necessario, puoi aggiungere altre cose al verbale per completare le frasi e renderle più comprensibili, però senza aggiungere qualcosa che potrebbe cambiarne il significato.

Suggerimento finale:

quando hai formattato e riletto il tuo verbale, mandalo il più presto possibile, in modo che i partecipanti possano procedere con il proprio lavoro.

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image: humbert15

 

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