Business English – Come fare il verbale di una riunione

Abbiamo già analizzato il tema del preparare degli appunti, quindi in questo articolo andremo più nel dettaglio su un tipo particolare di annotazione: il verbale di una riunione. Il verbale di una riunione consiste in annotazioni su tutto quello che viene deciso durante una riunione. Avere il verbale di una riunione è un metodo molto importante per assicurarsi di avere un promemoria valido di quello che è stato discusso nella riunione.

Fase 1 – Decidi chi farà il verbale

Se c’è una persona che già se ne occupa sempre, allora puoi saltare questa fase. Se no, decidi chi si occuperà del verbale o prima che inizi la riunione o subito all’inizio. Questo farà risparmiare tempo a tutti i partecipanti e garantirà che i partecipanti possano concentrarsi senza dover prendere appunti.

Fase 2 – Decidi il modo (computer o a mano)

Fare il verbale al computer può essere un metodo efficace perché significa che non dovrai ribatterlo in seguito e puoi aggiungere informazioni mentre procedi. Stai attento: alcune aziende ed enti chiedono a tutti i partecipanti di firmare il verbale della riunione come prova che quello che è scritto è quello che effettivamente è stato detto. Se fosse così, allora scrivi su carta o stampalo subito dopo la fine della riunione, per consentire le firme.

Fase 3 – Scrivi

Le prime informazioni che ti servono per verbalizzare sono l’ora, la data e il luogo della riunione. Queste informazioni sono facili e puoi scriverle anche prima, per risparmiare tempo. Poi, devi fare una lista dei nomi di tutti i partecipanti: anche questa può essere fatta prima, se sai già chi arriverà di sicuro; se no, prepara degli appunti dei nomi dei partecipanti appena li vedi entrare nella stanza, così sarai sicuro della tua lista.
Durante la riunione, prendi nota di tutti i punti chiave e di chi li propone. Non tentare di scrivere frasi complete, altrimenti rischi di perdere il resto.
Ad esempio, invece di:

“Simon ha detto che dovremmo provare a mettere delle pubblicità in giornali diverse”

Scrivi:

“Simon: provare pubblicità in giornali diversi”

Quando viene raggiunta una decisione, scrivi su che cosa si sono accordate le persone e se ci sono cose che le persone dovranno fare dopo la riunione. Scrivi chi farà cosa e quando dovrà farlo. Puoi scriverlo come lista e chiamarla “Cose da fare”.

Se avete programmato un’altra riunione, scrivi quando sarà alla fine del verbale: aiuterà le persone a pianificare i propri impegni.
A questo punto, puoi chiedere ai partecipanti di firmare il verbale se concordano.

Fase 4 – La formattazione

Dopo la riunione, puoi editare o ribattere al computer i tuoi appunti, se devi presentarli in una forma più chiara. Usa i punti elenco ed evidenzia i punti più importanti in grassetto, in modo che il testo sia più chiaro e facile da leggere.

Se necessario, puoi aggiungere altre cose al verbale per completare le frasi e renderle più comprensibili, però senza aggiungere qualcosa che potrebbe cambiarne il significato.

Suggerimento finale:

quando hai formattato e riletto il tuo verbale, mandalo il più presto possibile, in modo che i partecipanti possano procedere con il proprio lavoro.

Per approfondire la conoscenza dell’inglese utile per le situazioni lavorative, consulta la pagina del corso di inglese commerciale di EF English Live!

image: humbert15