商務英文會議快狠準一次到位|EF ENGLISH LIVE部落格

我們都有開會的經驗,如果你在一個跨國公司工作,很有可能你需要用英語開商務會議。有效率的會議對專案的成功可能是很大的幫助,而沒有效率的會議則可能是浪費時間。按照下面的7個步驟,並使用這些短句,來促使你能夠有一個成功而且成效顯著的英語商務會議

 

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歡迎參會者並開始會議 Greet the attendees and open the meeting

不論你說哪一種語言,會議總是從歡迎與會者開始!英語也不例外。在英語中,要使用較正式的”Good morning” 或 “Good afternoon” 而不是 “hello” 開始會議,並記住感謝所有到場參加會議的人。然後,如果是你要引導會議,你則需要宣佈會議的開始。例如”Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started.”,說完這之後,就可以進行下一步了。

陳述會議的目的 State the purpose of the meeting

如果人們不知道會議的目的是什麼,那開會就沒什麼意義了。如果你是會議負責人,就說”We’re here today to…”, “Our goal today is…”, 或者 “I’ve called this meeting to…”, 然後簡短地解釋一下會議的目的後結束,比如可以說:”We’re here today to discuss last quarter’s sales figures.”

回顧上次會議內容 Review past business

如果會議的目的是討論進行中的事項,在討論新內容以前,就先回顧一下以前的進展。人們通常會使用以前的會議記錄或行動計畫,瞭解這次會議的結構並確保他們不會浪費時間。在閱讀會議記錄前,可以說:”To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting.”。”Go over” 的指的是回顧,它是一個常見的商用英文短語(9個常見英語表達連接),完成這部分後,你就可以進入會議的主要部分了。

使用議程並介紹每一項目 Use the agenda and introduce each item

接下來要討論新事項了。使用議程(要討論的事項列表)來集中每個人的注意力,並確保你不會遺漏什麼內容。會議的主導人會透過吸引每個人對議程的注意來開始會議。他們會說:”Please look at your copy of the agenda. There are xx items on the list today. Let’s start with number xx.”

讓會議流暢進行 Keep things moving

為了避免浪費時間,一個成功會議的關鍵就是讓會議流暢進行。如果要進入下一個議題時,可以說:”Now that we’ve discussed this, let’s move on to the next topic”,或者提及你的議程上的事項編號,並說:“Let’s move on to point number X”。

還有其他事情嗎? Any other business?

議程上的最後一項通常是“A.O.B.” 或者 “Any other business”,在會議快結束時,問一下是不是還有要討論的事,給參加會議的人還有機會談談那些與會議議題相關並且重要的其他事情。

結束會議 Time to finish

在結束會議時,你需要做三件事:總結討論過的所有事項,感謝每個人的參加,然後結束會議。這並不難,總結會議時可以說:”To sum up…”,例如,”To sum up, we’ve determined the sales figures could be better and discussed solutions.”。然後感謝每個人的參加,可以說:”Thank you all for attending/coming.”。讓每個人知道可以離場了,就說: “The meeting is finished.” 。最後,如果有後續會議的話,可以說:”We’ll see everyone next…”

 

下次你參加英語會議時,試著使用這些句子的結構和短句,看看是不是能使會議有所不同。

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