寫一封出色的商用英語書信|EF ENGLISH LIVE部落格

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英語是國際商業交流的通用語言,但你是否知道如何讓你的書面英語給別人留下深刻的印象呢?一封出色的英文商業書信將可能影響一筆生意的成功與否,所以趕快閱讀我們以下的技巧,成為一名商用英語寫作高手!

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Use the correct format and salutation 使用正確的格式和稱呼

在信件的開頭使用正確的格式和稱呼,給收信人留下好的第一印象。大多數的公司信箋的上方都有公司地址,不過如果沒有的話,就需要在信箋左邊加上公司地址,以及收信人的地址,然後在右邊寫上日期。然後確保收信人的名字和頭銜要正確,比如:Dear Ms. Jones. 如果你不知道收信人的名字,就用Dear Sir or MadamTo whom it may concern.

State your purpose 陳述寫信的目的

在信的第一段,你應該寫明你來信的目的,比如:

As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.
根據我們的電話對談,我在此提供您所需求的資訊

Use the reason for writing to choose your tone 以書寫的原因來定位寫作的適當語氣

商用書信的風格通常都是正式的,對於非正式的溝通,我們會使用電子郵件。雖然大多數的商用書信的風格都是正式的,但我們可以根據不同種類的英文商業書信而使用不同的語氣。

 

請求的書信

請求書信要使用情態動詞以使你的請求更禮貌。例如,如果你寫:I want you to come to our office on Thursday. 就顯得不太禮貌,使用情態動詞 Would 後,Would you be able to come to our office on Thursday? 就顯得比較禮貌。

 

發放壞消息或道歉

如果你要在信中告訴對方壞消息或者道歉,你應該要用禮貌且得體的語氣,並詳細的說明有關的問題。例如:

I regret to inform you, I’m afraid that…
我很遺憾告訴您,我恐怕…

或者 unfortunately to introduce the bad news 這樣的表達。例如:

I regret to inform you that your application has been unsuccessful.
我很遺憾告訴您,您的申請並沒有成功。

 

投訴信件

投訴信要寫的堅決並禮貌。既表述事實又不能太情緒化。例如,如果因為對方延遲交貨而導致你的專案產生了不好的影響,恰當地寫法應該是:

The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project.
運送延遲了5天,並嚴重打亂了我們執行的計畫。

相反地,不恰當地寫法是:I’m really angry because your staff messed up!

Ending the letter 書信的結尾

在信中的最後一段中,你可以把一些 closing remarks 加進去,例如:

Please contact us if you have any further questions.
如果你還有其他的問題,請與我們聯繫。

如果你需要加入附件等等,你可以用 Please find enclosed… 或是 I am enclosing… 你還可以提及後續的聯繫,例如:

I look forward to seeing you next Thursday.
我期待下星期四與你的會面

Closing the letter 書信的結束敬語

書信最後的敬語取決於你和收信人的關係。如果你不知道收信人的名字時就用 Yours faithfully。在正式書信中,當你知道收信人的名字時就用 Yours sincerely。對於稍微非正式的信函,你可以使用 Best regardsKind regards. 在敬語後,在結束語後加上你的簽名,然後在簽名下面加上你的名字和職位。

Check for errors 檢查錯誤

撰寫英文商品書信,重覆檢查是很重要的。在你書信發送前仔細地檢查一下你寫的信,看看有沒有語法,拼寫,或發音的錯誤。最後檢查一下你的內容是否清晰,簡短,正確,謙恭,有說服力及完整。

下次你寫商用英語書信之前,看一下這些步驟,以確保你寫出有效且恰當的商用書信。

 

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