해야할 일을 미루고 싶은 유혹에 빠져보지 않은 사람은 세상에 아무도 없을 것입니다. 어떤 직업을 가지고 있던 간에 시간 관리 기술은 직장에서 성공하기 위한 필요 요소 중 하나이기 때문에, EF English Live- Career Week 에서 시간을 최대한 활용하는 데 도움이 되는 유용한 정보를 소개합니다. 집중력을 유지하고, 체계적으로 정리하고, 할 일 목록을 작성하세요. 그럼 지금부터 업무 시간 동안 생산성을 높일 수 있는 간단한 방법, 8가지 팁을 소개합니다.
1. 우선순위 결정
일과를 시작하기 전에 그날 완수해야 하는 주요 업무를 적은 할 일 목록(‘to-do list’)을 작성합니다. 언제, 어떤 일을 해야 하는지 파악한 다음 목록에서 항목별로 우선순위를 정합니다. 이러한 방법으로 가장 급한 업무부터 처리할 수 있는 시간 관리 능력을 갖게 해줍니다.
2. 사전 계획
담당하고 있는 모든 프로젝트를 달력에 기록하고 정기적으로 일어나는 일들은 별도로 메모하여 정리합니다. 그리고 프로젝트를 시작해서 완료할 때까지 모든 계획을 작성하고 현실적으로 완수할 수 있는 업무 단위로 전체 프로젝트를 세분화합니다. 시간의 흐름에 따라 업무를 나누고, 목표일을 정하면 체계적인 시간관리에 도움이 되며 큰 프로젝트도 손쉽고 체계적으로 관리할 수 있게 됩니다.
3. 체계적인 생활방식
직장에서는 체계적인 사람이 더 높은 생산성을 보여주는 것이 사실입니다. 여러분의 책상은 어수선하거나 지저분합니까? 시간을 내어 개인적인 일, 물건 등을 정리하면 직장에서 훨씬 더 체계적으로 업무를 처리할 수 있으며 결과적으로 생산성을 높일 수 있을 것입니다.
4. 분명한 의사소통
고객이나 동료와 처음부터 분명하게 의사소통할 경우 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있는지 알게 된다면 놀라게 될 겁니다. 대화하거나 또는 발표하고 있는 대상이 자신이 전달하려는 내용을 정확히 이해했는지 확인하는 것이 중요합니다. 올바른 정보를 얻고 오해의 여지를 없애기 위해서는, 정확하게 이해할 때까지 확인하고 질문을 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하는 것은, 부정확한 정보로 인해 시간을 낭비하는 실수를 피하고 프로젝트를 원활하게 수행하는 데 도움이 됩니다.
5. 적당한 휴식
어떤 사람도 8시간 동안 쉬지 않고 일할 수는 없습니다. 가끔은 사람의 뇌도 적당한 휴식이 필요합니다. 동료와 나누는 즐겁고 편안한 담소나, 커피 한 잔의 여유는 머리를 식히고 다시 업무에 집중하는 데 도움이 됩니다. 상쾌해진 기분으로 책상에 돌아오자 마자 그 전까지 해결하지 못했던 문제에 대한 해결책이 떠오를지도 모릅니다.
6. 업무 분담 및 위임
어쩌면 여러분이 특정 업무에 있어서 다른 사람보다 더 효율적이고 신속하게 일을 처리할 수 있는 능력이 있을지 모르지만, 혼자서 모든 것을 하는 것을 현실적으로 불가능합니다. 직원들에게 업무를 처리하는 방법을 교육하는 데 시간을 투자하면 오히려 많은 시간을 벌 수 있습니다. 이렇게 생긴 여유 시간은 더 큰 계획을 세우는 데 집중하거나 또 다른 프로젝트와 과제를 맡을 수 있는 기회로 활용할 수 있습니다.
7. 미루는 습관 버리기
일을 내일로 미루고 싶은 욕구를 극복해야 합니다. 일을 미루는 대신, 작고 수월한 일 부터 차근차근 일을 처리하고, 힘들거나 어려운 일은 나눠서 해결할 수 있도록 작은 덩어리로 세분화합니다. 이렇게 해서 ‘to-do list’의 다음 할 일을 확인하면서 얼마나 많은 일을 처리했지 알게 된다면 놀라게 될 것입니다. 그리고 업무를 모두 끝내면 자신에게 무언가 보상을 해주어 동기를 계속 부여해보세요.
8. 끊임없는 자기개발
직장에서 생산성을 높이는 마지막 방법은 끊임없이 새로운 것에 도전하면서 자기개발을 하는 것 입니다. 그렇다고 끝이 보이지 않는 할 일 목록을 만들거나 비현실적인 일정을 세우라는 것은 절대 아닙니다. 미루는 습관과 같은 나쁜 습관을 버리고, 자신의 커리어 목표를 달성하는 데 도움이 되는 것을 찾아 자기개발을 해야합니다. 언제든지 새로운 도전을 받아 들일 준비를 하고, 자신을 격려하면서 직장 생활의 균형을 건강하게 유지하는 것이 중요하다는 것을 잊지 마세요.
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