비즈니스 영어 – 영어 회의록 작성법
우리는 이미 노트필기와 노트작성의 차이점을 알아봤습니다. 이 글에서는 노트필기의 일종인 비지니스 영어 회의록 작성에 관해 자세히 알아보겠습니다. ‘영어 회의록’은 회의의 모든 내용과 과정을 기록한 거예요. 영어 회의록은 회의에서 논의된 내용을 정확하게 기록하는 것이 매우 중요하죠.
1단계 – 회의록 작성자 정하기
항상 회의록을 작성하는 사람이 정해져 있다면, 이 단계를 건너뛰어도 좋아요. 그렇지 않다면, 회의 시작 전이나 회의 시작 시 한 명을 정하세요. 이렇게 하면 모두 회의록을 작성할 필요 없이 회의에 집중할 수 있어서 회의 참석자는 시간을 절약할 수 있죠.
2단계 – 작성 방법 정하기 (키보드 vs 손 글씨)
영어 회의록은 컴퓨터로 작성하면 효율적이에요. 왜냐하면 나중에 따로 입력하지 않아도 되니까요. 게다가 회의 진행에 따라 정보를 추가할 수도 있죠. 하지만 조심해야 할 것도 있어요. 일부 회사나 기관은 기록된 회의록의 정확성을 보장하기 위해 모든 참석자의 사인을 요구해요. 이런 경우, 종이에 쓰거나 회의 종료 시 빨리 인쇄해서 모든 참석자의 사인을 받으세요.
3단계 – 기록하기
기록해야 할 첫 번째 사항은 시간, 날짜 그리고 회의 장소예요. 이건 쉬운 작업이니까 회의 시작 전에 작성해서 시간을 절약하세요. 다음은 참석자 명단을 적습니다. 누가 참석하는지 알고 있다면 이것도 회의 전에 해 두세요. 만약 모를 경우는 회의에 들어오는 사람을 일일이 기록해서 빠지는 사람이 없도록 해야 합니다. 회의가 진행되면 말한 사람과 그 사람의 핵심 내용을 영어 회의록에 기록하세요. 완전한 문장으로 기록하려고는 하지 마세요. 그렇지 않으면 회의 진행을 따라가기 힘들어져요.
예를 들어,
“사이먼은 우리가 다른 잡지에 광고를 시도해야 한다고 말했습니다.”라고 쓰기보다는
“사이먼 – 다른 잡지에 광고 시도.”라고 기록하세요.
비지니스 회의에서 결론이 나면, 동의한 내용과 추후 행동 방침을 영어 회의록 기록하세요. 누가 무엇을 하고 언제 누가 작업을 수행할지도 기록합니다. 이것은 ‘행동 방침’이라고 하는 목록에 기록하면 돼요. 또 다른 회의가 잡혀 있다면 회의록 마지막에 시간을 적어두세요. 그러면 사람들이 사전에 자신의 일정을 계획하는 데 도움이 되죠.
4단계 – 구성하기
영어 비지니스 회의 후, 깔끔하게 보이기 위해 편집하거나 키보드로 입력할 수 있어요. 중요 항목 표시나 중요 사항에 굵은 글씨체를 사용해서 깔끔하고 읽기 쉽게 만드세요. 필요하면 회의록에 추가 단어를 넣어서 문장을 완성한 후 읽기 쉽게 만드세요. 이런 작업을 할 때는 기록한 내용이 변질되지 않도록 주의하세요.
마지막 팁:
영어 회의록을 편집하고 검수를 완료하면 가능한 한 회의가 끝나자마자 배포해서 참석자가 작업을 수행하는 데 영어 회의록을 이용할 수 있도록 합니다.
*image: humbert15
