寫出一封完美的專業英文電子郵件｜EF ENGLISH LIVE部落格

英文電子郵件

對於我們大多數人來說，電子郵件是最常用的商務溝通型式，所以能寫出好的電子郵件是很重要的。儘管電子郵件通常不像一般信件那麼正式，但你仍需要寫出專業的電子郵件以展示你良好的個人和公司形象。現在就來按照以下簡單的五個步驟撰寫出色的英文郵件吧 :

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開頭的問候語

寫電子郵件時，一定要從問候語開始，例如：“Dear Lillian”。如果你和收件人之間是比較很正式的關係，你可以稱呼他們的姓而非他們的名字（例如：“Dear Mrs. Price”****）。如果你們的關係比較親近些，你可以簡單地說：**“Hi Kelly”。**如果你正在與一家公司而非個人聯繫，你可以這樣寫 “To whom it may concern” 或 “Dear Sir/Madam”。

向發信者致謝

如果你正在回覆一個客戶的問題，你應該先表達感謝。例如，客戶詢問了關於你公司的問題，你可以這樣說： “Thank you for contacting ABC Company”。如果客戶已經回覆你的郵件，記得要說： “Thank you for your prompt reply” 或 **“Thanks for getting back to me”****。**試著找到任何機會感謝發信者，這將使他/她感受到重視，並且將使你顯得更有禮貌些。

表明你的目的

然而，當你開始寫一封電子郵件時，這或許不大可能以一連串的感謝之意來做開場白，那麼可以在一開始就先寫出你的來信目的。例如：“I am writing to enquire about …” 或 “I am writing in reference to …”

而且確保在郵件開頭就清楚地陳述你的需求，然後進入郵件的主題內容。記得要注意文法、拼寫及標點符號，同時避免冗長的句子，儘量讓你的句子簡短清楚。

加上結束語

在結束你的電子郵件以前，禮貌地再感謝一次受文者。你可以這樣說：“Thank you for your patience and cooperation” 或 “Thank you for your consideration.”。然後接著說：“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” 和 “I look forward to hearing from you”****.

最後的結尾詞

電子郵件的最後一步，包括了適當的結尾詞與你的名字，“Best regards”, “Sincerely”, 和 “Thank you” 都是專業的結尾詞。除非你和收件人是很好的朋友，否則要避免**“Best wishes”** 或 “Cheers” 這樣的用法。最後，在按下傳送鍵以前，再檢查一次電子郵件中的拼寫，來確定這是一封絕佳的電子郵件！