اللغة الإنجليزية للأعمال: ما يجب أن (وما لا يجب أن!) يقال في خطاب استقالتك

تركز معظم المشورة المهنية عبر شبكة الإنترنت على خلق انطباع جيد عند البحث عن وظيفة جديدة أو السعى إلى تحسين الأجور أو إلى منصب أكبر في الدور الحالي الذي تقوم به. ولكن ماذا عن الانطباع الذي تخلقه عند ترك الوظيفة؟ من السهل أن نفترض أنه ليس هناك حاجة لخلق انطباع جيد في هذه المرحلة – ولكن في الواقع، إنه أمر حاسم. حتى بعد الرحيل، سوف تحتاج إلى الاعتماد على الزملاء والمدراء السابقين وكذلك إدارات الموارد البشرية كمراجع وأنت لا تعرف متى ستصادفهم مرة أخرى في دورك الجديد.

وإليك بعض ما يجب عليك أن تفعله أو تتجنبه من أجل تقديم خطاب استقالة ناجح:

ما يجب القيام به

·  لا توجه خطابك إلى مديرك – لست بحاجة لأن توجه خطاب الاستقالة إلى المالك أو المدير التنفيذي – فتوجيهه إلى مديرك المباشر يفي بالغرض وهذا هو الشخص الذي سيستلم الرسالة ويبدأ عملية مغادرتك. اجعل الخطاب رسميا من خلال مخاطبته بـ “Dear” “عزيزي”، حتى لو كنتما على علاقة وثيقة.

·  عليك بتغطية كل الجوانب القانونية والعملية – قد يبدو الأمر بديهيا، ولكن في غمرة الانتقال إلى شغل دور جديد، فغالبا ما يكون هذا هو أكثر الأشياء الأساسية التي يتم نسيانها. تأكد من كتابة التاريخ على رسالتك واذكر بوضوح أنك تستقيل من منصبك واكتب المسمى الوظيفي الخاص بك. ويجب أن تذكر أيضا تفاصيل عن فترة إشعار التعاقد الخاص بك والتاريخ الذي تتوقع أن تنتهي عنده فترة الإشعار هذه، وبالتالي وظيفتك. ويجب عندئذ أن يرسل لك صاحب العمل إشعار قبول مؤكدا على التفاصيل الواردة في رسالتك وكذلك النقاط الإضافية مثل أي أجر مستحقة لك عن عطلات.

· اطلب مرجعا– احرص على أن تذكر بأنك ترغب في أن تكون قادرا على الاستعانة بصاحب العمل كمرجع في المستقبل. وهذا يمنحهم الفرصة لتزويدك بمعلومات الاتصال المفضلة لديهم، أو لإعداد توصية مكتوبة لك تأخذها معك.

·   استخدم قالب – في كثير من الأحيان، يكون لدى مختلف البلدان أعراف مختلفة قليلا لخطابات الاستقالة. وهناك الكثير من النماذج القياسية المتوفرة مجانا على الانترنت لمساعدتك على ضمان اتباع الآداب الصحيحة.

· استخدم اللغة المناسبة – بغض النظر عن مدى رسمية بيئة عملك، فإنت بحاجة إلى تقديم استقالتك كتابة. واستقالتك هي في المقام الأول وثيقة قانونية، لذلك تجنب استخدام لهجة الدردشة وتمسك باللغة الإنجليزية للأعمال، ووقع الخطاب بـ “Yours sincerely” “تفضلوا بقبول فائق الاحترام”.

· كن مهذبا وكريمة – حتى لو كنت تترك وظيفتك القديمة لأنك تكرهها ولا يمكن الانتظار لتخطو خارجا من الباب، فمن المهم أن تغادر بشكل ودي. وعند كتابة خطابك، عليك أن تشكر صاحب العمل على الفرصة التي منحك إياها وأنت تعمل معه وحاول إدراج أي مهارات أو سمات بارزة للوظيفة التي تشعر بأنك استفدت منها. ووقع الخطاب متمنيا له التوفيق في المستقبل.

·  اجعل الخطاب موجزا – يجب أن يكون خطاب الاستقالة قصيرا وعذبا. وينبغي أن لا يتجاوز فقرتين أو 3 فقرات، ويتضمن جميع المعلومات العملية الهامة. ويمكن التعامل مع أي معلومات أخرى – مثل عمليات التسليم – عبر البريد الإلكتروني أو في الحديث مع مديرك.

· سلم الخطاب بنفسك – هذه النصيحة ليست فقط حول توفير قيمة طابع البريد، ولكن تسليم إشعارك بنفسك هو طريقة مهذبة ولائقة. ومن الناحية المثالية، يجب أن تطلب عقد اجتماع قصير مع مديرك وتحيطه علما بأنك تستقيل قبل تسليم الرسالة.

ما لا يجب القيام به

· لا تذكر لماذا تترك العمل – من المقبول تماما أن تقول شيئا عاما عن قرارك بالرحيل، مثل الرغبة في تجربة شيء جديد أو للبحث عن فرص جديدة. وإذا كنت ساخطا قد يكون من المغري أن تذكر في خطاب استقالتك أنك تغادر سعيا للحصول على أجر أفضل أو فوائد أكثر ملاءمة أو دور أكبر لم تحصل عليه في وظيفتك الحالية. وضع في اعتبارك أن خطاب الاستقالة ليس هو أفضل مكان لذلك – ولكنك قد تكون قادرا على مناقشة مخاوفك بشكل غير رسمي مع مديرك قبل أن تغادر.

· لا تستخدم الخطاب كفرصة للتعبير عن المظالم – خطاب الاستقالة ليس هو المكان المناسب للإفصاح عن أي أمور سلبية لديك حول مكان عملك. فمعظم أرباب العمل سيكون لديهم طريقة رسمية مطبقة للسماح لتاركي العمل بمناقشة أسباب مغادرتهم والكشف عن أي تجارب سلبية، لذلك عليك أن تدخر أي شكاوى لديك عن الشركة أو مديرك أو زملائك لمقابلة الخروج الخاصة بك.

· لا ترسل الخطاب عن طريق البريد الإلكتروني – ينبغي عليك تسليم استقالتك لمديرك بنفسك حيثما أمكن، لذلك قم بطباعتها على الورق وتسليمها باليد. وهذا يساعدك على أن تبدو بمظهر محترف وأيضا يساعدك على تجنب أي شك حول موعد استلام الخطاب.