كيفية كتابة البريد الإلكتروني الإحترافى المثالي بالإنجليزية في 5 خطوات

البريد الإلكتروني بالنسبة للكثيرين منا هو الشكل الأكثر شيوعاً من الاتصالات المهنية. ولأن اللغة الإنجليزية هي لغة الأعمال في العديد من الصناعات، تعتبر كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية مهارة أساسية لابد من إتقانها. وعلى الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني غالباً ما تكون أقل رسمية من الخطابات، إلا أنه من الهام جداً التعبير عن نفسك بشكل احترافى. سيساعد استخدام لغة إنجليزية واضحة وصحيحة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على تقديم انطباعاً عظيماً عند أصحاب العمل والزملاء والعملاء في جميع أنحاء العالم.

How to write a business email in English

كيف تكتب بريد إلكتروني للأعمال باللغة الإنجليزية

اتبع هذه الخطوات الخمس وستكون رسائل البريد الإلكتروني بالإنجليزية الخاصة بك احترافية بشكل مثالى:

1. ابدأ بتحية احترافية.

2. وضح الهدف الخاص بك.

3. استخدام مفردات اللغة الإنجليزية الصحيحة للأعمال.

4. اجعل رسالتك موجزة.

5. اختم بشكل مهذب.

مع دوراتنا المتخصصة في اللغة الإنجليزية للأعمال او السفر او للتأهيل للاختبارات، يمكنك إتقان مهارات اللغة التي تحتاجها للنجاح.

Open with a professional greeting

1. ابدأ بتحية احترافية

ابدأ دائما البريد الإلكتروني الخاص بك بتحية ودية احترافية. مدى معرفتك جيدا للمتلقى سيحدد مدى الرسمية التى يجب أن تكون عليه هذه التحية. على سبيل المثال، قد تبدأ البريد الإلكتروني الأكثر رسمية باستخدام لقب عائلة المستلم (مثل: “عزيزتي السيدة بريس،” “Dear Ms Price,”). ولكن إن كنت تكتب إلى مستلم تعرفه جيدا، فيمكن أن تقول ببساطة، “مرحبا كيلي” “Hi Kelly”. وفي كلتا الحالتين، تأكد من أنك كتبت اسم المستلم بشكل صحيح.

قد تكون هناك أوقات لا تعرف فيها اسم الشخص الذي تكتب اليه. وهذا ما يحدث غالباً إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة والبريد الإلكتروني الخاص بك هو بمثابة رسالة التغطية Cover Letter. في هذا السيناريو، فإن أفضل شيء يمكن فعله هو قضاء بعض الوقت في البحث عن اسم مدير التوظيف أو المتلقي المحتمل.  LinkedInلينكدين يمكن أن يكون مصدرا عظيماً لهذا.

إذا كنت غير متأكداً بنسبة 100٪ من اسم مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك، يمكنك دائما استخدام المسمى الوظيفي، مثل “عزيزي مدير التوظيف ” “Dear Hiring Manager”، أو اسم الشركة أو الفريق الذي تكتب اليه (على سبيل المثال ” عزيزي فريق أمازون للابتكار ” “Dear Amazon Innovation Team”). هذه الخيارات يمكن أن يكون أكثر أدباً وشخصية من بدء البريد الإلكتروني الخاص بك بكلمة عامة مثل “عزيزى السيد / السيدة،” “Dear Sir/Madam,”  أو “إلى من يهمه الأمر” “To Whom it May Concern”.

نصيحة: إذا كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني، فمن الجيد إضافة ملاحظة شكر، مثل “شكرا لك على التواصل” “Thank you for getting in touch”.. وبالمثل، إذا كان شخصاً ما قد رد على أحد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فتأكد من الرد بـ “شكراً لردكم السريع” “Thank you for your prompt reply”  او “شكراً على ردك” “Thanks for getting back to me”. إن توجيه الشكر للمتلقي سيجعل نبرة البريد الإلكتروني ودية واحترافية.

State your purpose

2. وضح الهدف الخاص بك

اجعل الهدف الخاص بك واضح في بداية البريد الإلكتروني الخاص بك. وتذكر أن الناس في كثير من الأحيان تقرأ رسائل البريد الإلكتروني بين الاجتماعات أو على هواتفهم المحمولة، لذلك اجعل جملك قصيرة واضحة وابدأ مناقشة الموضوع الرئيسى بسرعة. هذه بعض العبارات التى قد تساعدك على تقديم الهدف الخاص بك: “أنا أكتب للاستفسار عن …” “I am writing to enquire about …”  أو “أنا أكتب بالإشارة إلى …” “I am writing in reference to…”.

إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك يتطلب إجراء من المتلقي، فتأكد من أن هذا واضح. فعبارات مثل “أرجو أن تنظر فى هذا …” “Could you please look into this…”, ، “… في أقرب فرصة ملاءمة لك” “…at your earliest convenience” و “شكرا جزيلاً مقدماً لمساعدتكم” “many thanks in advance for your help” كلها مفيدة عند تقديم طلبات العمل المهذبة.

Use the correct business English vocabulary

3. استخدام مفردات اللغة الإنجليزية الصحيحة للأعمال

تتطلب مختلف الصناعات مفردات مختلفة أو متخصصة باللغة الإنجليزية. على سبيل المثال، رسالة البريد الالكتروني من أحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات من المرجح أن تكون مختلفة جدا عن رسالة مكتوبة من قبل أحد الأطباء. فللتأكد من أنه تم فهمك جيدا أياً كان مجال عملك، فإنه من الهام أن تقوم بالقليل من البحث وأن تستخدم مفردات اللغة الإنجليزية المناسبة.

Keep your message brief

4. اجعل رسالتك موجزة

في أية لغة، صممت رسائل البريد الإلكتروني لتقرأ بسرعة، وفي كثير من الأحيان أثناء التنقل. لذا اجعل البريد الإلكتروني الخاص بك مختصراً، وجملك موجزة، والرسالة الرئيسية الخاصة بك واضحة. والبريد الإلكتروني القصير أيضا وسيلة سهلة لجعل رسالتك خالية من الأخطاء، خاصةً لمتحدثى الانجليزية كلغة ثانية.

ومع ذلك، كونك مختصراً لا ينبغي أن يعني أن تكون حاداً أو وقحاً. لذلك، حافظ على نبرة إيجابية مهنية من خلال ختم البريد الالكتروني ببعض الملاحظات الختامية المهذبة. حيث يمكنك كتابة “شكرا لكم على مساعدتكم” “Thank you for your help”  أو “شكرا لعنايتكم” “Thank you for your consideration”، ومن ثم يمكن المتابعة بـ “إذا كان لديك أي أسئلة، من فضلك لا تتردد بسؤال” “If you have any questions, please don’t hesitate to ask”  و “إنني أتطلع إلى الاستماع منك” “I look forward to hearing from you”.

Conclude politely

5. اختم بشكل مهذب

وتماما ً مثل الخطاب التقليدي، فإن الخطوة الأخيرة لكتابة البريد الإلكتروني الاحترافى المثالي هى أن تنهيه بنهاية مناسبة يليها اسمك والمسمى الوظيفي. “مع أطيب التحيات” “Kind regards”، “خالص التقدير” “Sincerely”، و “شكرا جزيلا” “Many thanks” كلها وسائل احترافية لإنهاء البريد الإلكتروني الخاص بك باللغة الإنجليزية.

قبل أن تضغط على زر إرسال send، تذكر أن تقوم بالتصحيح الدقيق proofread للبريد الإلكتروني الخاص بك مرة آخرى لإصلاح أي أخطاء إملائية. وإذا كنت ترغب في تحسين البريد الإلكتروني الخاص بك ليصبح مثالياً، فهناك خطوة أخرى يمكنك اتبعاها أدناه.

نصائح إضافية مفيدة:

• Subject line should be clear and concise

• يجب أن تكون خانة الموضوع واضحة وموجزة**.**

• Understand the difference between Cc (carbon copy) and Bcc (blind carbon copy)

• افهم الفرق بين Cc “نسخة كربونية” و Bcc “نسخة كربونية عمياء**“:**

المقصود بكلمة “CC” هو نسخة كربونية، داخل هذا الحقل يمكن كتابة عناوين بريدية بهدف إرسال نفس الرسالة إلى المذكورين في الحقل، من الأفضل أن تذكر في الرسالة الإلكترونية أنك سترسل نسخة كربونية إلى شخص بعينه. أما “BCC” فهي “نسخة كربونية عمياء” ومعنى كلمة عمياء أنه يتم إضافة عناوين بريدية أيضاً من أجل إرسال نفس الرسالة لهم، ولكن هذه العناوين لا تظهر للآخرين. وذلك عكس “CC” التي يمكن للمستخدمين الآخرين معرفة من تم إرسال الرسالة لهم**.**

• Be very careful choosing ‘Reply’ or ‘Reply All.’

• كن حذرًا جدًا في اختيار “الرد” أو “الرد على الكل**“****. إذا قمت باختيار الرد على الكل، فإن جميع المذكرون في الرسالة سيرون هذا الرد.**

• Check any attachments before you hit ‘Send’

• **تحقق من أي مرفقات قبل الضغط على “إرسال”، وها هو تعبير جيد يمكنك استخدامه “**برجاء تفضل مرفق …”

‘Please find attached …’

• Some other great expressions are ‘I’m forwarding …’ and ‘Please don’t hesitate to contact me.’

• بعض التعبيرات الرائعة الأخرى “إنني أقوم بإرسال …” و “الرجاء عدم التردد في التواصل بي“****.

• Be polite. Avoid too much humour or sarcasm. This can easily be misunderstood.

• كن مهذبا. تجنب الكثير من الفكاهة أو السخرية. فهذا يمكن أن يساء فهمه بسهولة**.**

• And remember, emoticons are only appropriate for informal emails.

• وتذكر أن الرموز التعبيرية مناسبة فقط للرسائل الإلكترونية غير الرسمية.

• Pay attention to the general layout of the e-mail and formatting your writing.

• الاهتمام الإطار العام للبريد الإليكتروني وتنسيق الكتابة:

وذلك من خلال استخدام حجم ونوع ولون الخط المناسب، ومن الأفضل ألا تستخدم أي خلفية ملونة، وإن كان لابد من استخدام خلفية، فمن الأفضل ألا تستخدم المبهرة أو الغامقة حتى لا يبدو البريد الإلكتروني كئيباً وصعب القراءة على عين القارئ.

بعض الاختصارات الهامة:

(في أقرب وقت ممكن)

as soon as possible

Asap

(المرفق) وذلك عندما ترفق شيئاً مع الرسالة

enclosed

Enc

(يرجى الرد)

‘répondez s’il vous plaît’

Or please reply

RSVP

(لمعلوماتك) عندما تريد إبلاغك المستلم بمعلومة ما.

for your information

FYI

(لعناية “اسم الشخص”) وذلك عندما ترسل رسالة إلى جهة ما، وتخصص الشخص المطلوب منه استلام الرسالة.

for the attention of

FAO

(ملحوظة)

postscript

Ps

ها هو مثال لبريد إليكتروني للتوضيح:

,Dear Mr. Jack

I am writing with regard to the proposed deal with X company. Please find attached my final report. I’ve also attached a separate document with a more detailed financial analysis. Plus, I’ve already forwarded you the latest proposal from X Company. I think that’s all you need for now

.I’m Cc-ing Sheila, as she will need to see any comments you have

.Please don’t hesitate to contact me if you have any questions or concerns

,Best regards

Amanda

عزيزي السيد جاك،

أنا أكتب إليك بخصوص الصفقة المقترحة مع شركة .X يرجى الاطلاع علي تقريري النهائي المرفق. لقد قمت أيضًا بإرفاق وثيقة منفصلة بها تحليل مالي أكثر تفصيلاً. بالإضافة إلى ذلك، لقد قمت بالفعل بإرسال أخر اقتراح مقدم من شرك****ة X**.** أعتقد أن هذا كل ما تحتاجه الآن**.**

إنني سأرسل نسخة كربونية إضافية إلي شيلا، لأنها سوف تحتاج إلى رؤية أي تعليقات خاصة بك**.**

من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة أو تحفظات**.**

مع أطيب التحيات،

أماندا

أستثمر في مستقبلك وتعلم الإنجليزية اونلاين مع إنجليش لايف. أكثر من 50 عاماً من الخبرة في تعليم اللغة الإنجليزية عبر الانترنت والدورات المصممة خصيصاً لتناسب أهدافك واحتياجاتك.

Last tip: Get feedback from a native speaker of English

النصيحة الأخيرة: احصل على رأى أحد المتحدثين الأصليين بالإنجليزية

لأن طلابنا متواجدون في جميع أنحاء العالم، العديد منهم لايمكنهم الوصول إلى ناطقين أصليين باللغة الإنجليزية من موطنهم. ولكن كونك طالباً فىEF English Live ، سيكون لديك دائما امكانية الوصول إلى معلمينا الناطقيين الأصليين باللغة الإنجليزية بشكل مباشر 24/7.

إن درساً خاصاً لمدة 40 دقيقة عبر الانترنت وسيلة رائعة للحصول على معلومات قيمة عن مهارات كتابة الرسائل الالكترونية المهنية الخاصة بك باللغة الإنجليزية. ويمكنك حتى مراجعة رسالة اليكترونية هامة واحد الى واحد مع أحد من معلمينا الخبراء.

تعرف على المزيد عن كيف تصبح طالباً فى EF English Live  أو ابدأ باشتراك تجريبى الآن و قم بتحسين مهارات لغتك الإنجليزية للأعمال اليوم.