لغة التفاوض – نصائح للتعامل مع المواقف الصعبة

التعامل مع المواقف الصعبة التي تواجه الشخص في العمل هو أمر صعب في أفضل الأحوال، ولكن القيام بذلك بغير لغتك الأم يمثل تحديا على وجه الخصوص. كذلك فإن التأكد من استخدام الكلمات المناسبة للحفاظ على هدوء الوضع أو جعل الأشياء تعمل لصالحك يحتاج إلى الممارسة. والشيء الأكثر أهمية هو التأكد من الحفاظ على لهجة مهنية على الدوام والاستماع بعناية. علما بأنه ليس من السهل دائما الحفاظ على هدوئك في موقف متوتر أو ضاغط، ولذلك نقدم لك أهم نصائحنا.

التعامل مع العملاء

يستجيب العملاء لروح المودة، فعند التعامل مع عميل عليك أن تبدأ دائما بسؤال كيف يمكنني أن أساعدك، وكن سباقا في الاستفسار عما إذا كانت هناك أية مشاكل. ومن المهم أن تستمع باهتمام وتجعلهم يعرفون أنك تفهم ما الذي يتحدثون عنه. كن متجاوبا – فإذا طلب منك العميل إكمال مهمة أو تقديم بعض المعلومات، امنحه موعدا لعمل هذا. وإذا كنت تريد حقا إقناع العملاء، أظهر لهم أنك تهتم لأمرهم بأن تعرض عليهم تبادل نصائح أو معلومات لم يطلبوها.

التعامل مع عميل غير سعيد

يمكن أن يكون التحدث إلى عميل لديه شكوى أمرا غير سار ومرهق. وتعد اللهجة واللغة التي تستخدمها وسيلة هامة للمساعدة في نزع فتيل الموقف. ابدأ دائما بأن تقول له أنك آسف للإزعاج واطلب من العميل أن يصف المشكلات التي يواجهها. وتذكر أنه من المهم بالنسبة له أن يعرف أنك تصغي له بعناية، لذلك دون الملاحظات لمساعدتك على التأكد من معالجة جميع النقاط التي أثيرت. وأوضح له أنك تتفهم مشكلته واشرح أية إجراءات يتعين اتخاذها على الفور – مثل عرض المشكلة على مديرك أو إجراء أية تعديلات أو تغييرات على حساباتهم أو على عملياتك.

وإذا كنت لا تستطيع التعامل مع المشكلة على الفور، تأكد من تحديد الخطوات القادمة في العملية بوضوح من خلال السماح لهم بمعرفة أنك أو مديرك سيعاود الاتصال بهم مرة أخرى، لتحديد موعد لاجتماع آخر أو إرسال أية معلومات يحتاجون إليها. وأعطهم موعدا معينا ستتابع معهم الأمر فيه لكي تبلغهم بالتقدم الذي أحرزته وأخبرهم بأنه يمكنهم الاتصال بك مرة أخرى إذا نشات أي مشاكل أخرى. وفور حل المشكلة، اتصل بهم لمعرفة ما إذا كانوا سعداء بالحل.

إثارة المشكلات في مكان العمل

إذا كنت تواجه مشكلات في العمل – سواء مع مديرك أو زميل آخر – فإن إثارتها يمكن أن تكون أمرا مؤسفا، خصوصا لأن التعبير عن مشاعرك يمكن أن يؤدي إلى حدوث توتر. حاول إثارة المشكلة على انفراد مع مديرك أولا. واطلب تحديد اجتماع وتأكد من أنك على استعداد جيد. وقد يساعدك هذا على وضع قائمة قصيرة بالنقاط التي ترغب في إثارتها. وخلال الاجتماع، أخبره بأنك تعاني من مشاكل حيال سلوك ما أو موقف معين واشرح الأمر بإيجاز. ولا تحاول توجيه اتهامات، بل صف الموقف كما تراه، ولكن احرص على أن لا تبدو سلبيا جدا تجاه الأشخاص الآخرين المعنيين بالمشكلة. ويجب عليك أن تسأل مديرك عن رأيه في الكيفية التي يجب عليك التعامل بها مع الوضع. وإذا كانت التوصيات تنطوي على إجراءات يتعين عليك اتخاذها، احرص على إطلاعه بعد اللقاء على ما تنجزه. وإذا عرض عليك مديرك اتخاذ إجراء ما للمساعدة في تسهيل الأمور، اسأله عن الوقت الذي يمكنك أن تتوقع منه القيام بذلك.

يمكن أن تكون المواقف التي لديك فيها مشكلة مع مديرك أكثر صعوبة. وفي هذه الحالة، قد تحتاج لإثارة المشكلة مع قسم الموارد البشرية عن طريق تحديد اجتماع معهم. أخبرهم بأن لديك بعض المخاوف واشرحها بإيجاز قدر الإمكان. وكن على استعداد لأن يأخذ مديرك فرصة لوصف الوضع من جانبه كذلك.

حل المشاكل

ليس من السهل أبدا حل المشاكل في مكان العمل، ولكن يمكن أن يكون مفيدا. فمن المهم التأكد من أن الجميع لديهم الفرصة للتعبير عن مشاعرهم وآرائهم وأن يشعروا بأن ما يعبرون عنه مأخوذ على محمل الجد. ابدأ بالسؤال عن ماهية القضايا وحالما تم تحديدها، ابدأ بالسؤال عن الحل. وأعط الفرصة لكل المعنيين للتعليق على كل حل يتم اقتراحه ولتحديد أي صعوبات يتوقعونها. وإذا كنت لا توافق على أي من الاقتراحات التي قدمت، حاول إيصال هذ باحترام قدر الإمكان، ربما بتوجيه الشكر إلى زميلك على فكرته، أو بإبراز مزاياها قبل التعبير عما يقلقك. وأفضل من ذلك، فكر فيما إذا كان يمكنك أن تقدم وسيلة لتعزيز ما يعرضه من حل بدلا من رفضه تماما.

الاستماع للآخرين

بالطبع، لست أنت الشخص الوحيد الذي قد يكون لديه مشكلة يريد أن يثيرها. فإذا وجدت نفسك في وضع بقوم فيه زميل أو عميل بإثارة شكوى ضدك، من المهم أن تلتزم الهدوء والثبات. وعليك أن تستمع إلى همومه وتحاول التعامل معه بطريقة بناءة قدر الإمكان. وتجنب أن تبدو دفاعيا، واعتذر عند الضرورة. وإذا أدليت ببيان غير دقيق، اعتذر له عن إعطائك هذا الانطباع واشرح الموقف من وجهة نظرك. وتجنب أن تقول له مباشرة أنه على خطأ، ولكن أوضح له أنك تتفهم إحباطه ووجهة نظره، وأنك تود توضيح أو تسوية الأمر.

من الصعب التعامل مع المواقف العصيبة في أفضل الأحوال، وعليك أن تبذل قصارى جهدك للحفاظ على هدوء أعصابك وأن تبقى مهذبا، فذلك حقا هو اللغة الأكثر نجاحا في التفاوض في مجال الأعمال.