اللغة الإنجليزية لإدارة الأعمال – كيفية كتابة محضر اجتماع

لقد عرفنا الاختلاف بين taking/making notes؛ وفي هذا المقال هيا نخوض في المزيد من التفاصيل بشأن نوع معين من تدوين الملاحظات: taking the minutes of a meeting “تدوين محضر جلسات الاجتماع”.

minutes “محضر جلسات” الاجتماع هي الملاحظات بشأن كل شيء تم الاتفاق عليه في هذا الاجتماع. وأن يكون هناك محضر للاجتماع يعتبر طريقة مهمة جدًا لضمان توفر سجل جيد لما تمت مناقشته في هذا الاجتماع.

الخطوة 1 – قرر من يتولى كتابة المحضر
إذا كان هناك شخص واحد يتولى هذا الأمر دائمًا؛ إذن فلا تقف عند هذه الخطوة. وإن لم يوجد هذا الشخص؛ فاتخذ قرارًا بشأن الشخص الذي سيتولى مسألة كتابة المحضر سواء قبل بداية الاجتماع مباشرة أو منذ الإعداد الأول لهذا الاجتماع. وهذا سوف يوفر الوقت على بقية المشاركين في هذا الاجتماع بأكملهم ويضمن أنه يتسنى للحضور التركيز دون أن يتحتم عليهم جميعًا أن يقضوا الوقت في تدوين الملاحظات.

الخطوة 2 – اختر وسيلة (الطباعة أو الكتابة باليد)
يمكن أن تكون كتابة المحضر على الكمبيوتر طريقة فعالة؛ لأن هذا يعني عدم الحاجة لطباعة المحضر في وقت لاحق؛ زد كذلك أنه يمكنك إضافة المعلومات وأنت تتابع الكتابة. كن حذرًا؛ تطلب بعض الشركات والمنظمات أن يقوم جميع الحضور بالتوقيع على محضر جلسات الاجتماع كدليل على أن ما تمت كتابته مطابق لما تم قوله في الحقيقة. إذا كان الأمر عندك كذلك؛ أكتب المحضر على الورق أو اطبعه بسرعة في نهاية الاجتماع حتى يتسنى لجميع الحضور أن يوقعوا عليه.

الخطوة 3 – أكتب
أول معلومة عليك تسجيلها هي موعد وتاريخ ومكان الاجتماع. وهذا أمر سهل ويمكنك القيام به مقدمًا حتى توفر الجهد أثناء الاجتماع. الأمر التالي؛ تحتاج قائمة مكتوب فيها أسماء جميع من حضر. ويمكنك القيام بهذا كذلك قبل الاجتماع إذا كنت تعرف من سيحضر. وإذا لم تكن تعرف؛ دوِّن أسماء الحضور لدى دخولهم القاعة حتى تتأكد من إدراج أسماء الجميع في القائمة.

وقت عقد الاجتماع؛ دوِّن جميع النقاط الرئيسية واسم من أدلى بها. لا تحاول كتابة الجُمل كاملة وإلا سوف يصعب عليك متابعة ما يجري.

على سبيل المثال، بدلاً من:

Simon said that we should try advertising in different magazines  “قال سيمون علينا أن نحاول الإعلان في مجلات مختلفة”.

أكتب:

“Simon – try advertising in different magazines”.

عند اتخاذ القرار؛ أكتب ما اتفق عليه الحاضرون وإذا ما كان هناك أشياء يحتاجون فعلها بعد الاجتماع. دوِّن من الذي سوف يفعل ماذا ومتى. يمكنك تدوين هذا في قائمة بعنوان Action points “النقاط العملية”.

إذا رتبتم لاجتماع آخر؛ أكتب موعد عقده في نهاية هذا المحضر. فهذا سوف يتيح للناس ترتيب جداول أعمالهم قبل فترة علم كافية بالموعد.

في هذه المرحلة؛ يمكنك دعوة الحاضرين للتوقيع على محضر الجلسات ما أمكن ذلك.

الخطوة 4 – التنسيق
بعد الاجتماع؛ يمكنك تحرير ما دونته أو طباعته إذا أردت تقديمه في صورة واضحة. استخدم الرموز النقطية واكتب النقاط الهامة بالخط العريض حتى يكتسي النص بالوضوح وتسهل قراءته.

عند الحاجة؛ يمكنك إضافة كلمات على المحضر لكي تكتمل بها الجُمل ولتسهُل قراءتها. فإذا كنت تقوم بهذا؛ تأكد من عدم إضافة أي شيء من شأنه أن يغير المعنى الذي دونته.

نصيحة أخيرة:
بعد تنسيق المحضر ومراجعته؛ أصدره في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع حتى يتسنى للحاضرين استخدامه لمتابعة عملهم.

Image: humbert15