Если вы работаете секретарем, в службе поддержки, личным помощником или на другой должности, требующей общения с людьми, вам необходимо отвечать на телефонные звонки, чтобы общаться с клиентами, а также принимать сообщения для коллег. Вот пять важнейших фраз, используя которые, вы сможете с легкостью ответить на деловой звонок по-английски.
How can I help you? – эта фраза служит для вежливого выяснения причины чьего-либо звонка.
May I ask who is calling? – если вы не расслышали имя звонящего, с помощью этой фразы можно вежливо попросить собеседника представиться.
He/she is not available at the moment – если нужный звонящему человек недоступен, скажите, что в данный момент он не может ответить. Эта вежливая фраза используется, чтобы сообщить, что человека, которого просят к телефону, нет на месте или он слишком занят для разговора.
Can I take a message? – следуя правилам телефонного этикета, предложите звонящему оставить сообщение для коллеги, который не может ответить. Однако помимо принятия сообщения, убедитесь, что вы записали имя собеседника и название его компании.
Could he/she give you a call back? – сообщите звонящему, что ваш коллега обязательно перезвонит ему. Нелишне будет попросить человека на другом конце провода оставить его контактный телефон, на случай если ваш коллега не знает его.
Ниже представлен пример делового телефонного разговора между двумя людьми.
Receptionist: ABC Company, this is Susan, How can I help you?
Caller: Hello, may I please speak with Stacy?
Receptionist: May I ask who is calling?
Caller: Yes, this is Jennifer from DEF Company.
Receptionist: Stacy is not available at the moment, can I take a message?
Caller: Yes, could you please tell Stacy to send over the invoice for last week?
Receptionist: Sure, I will let Stacy know. And if Stacy has any questions, could she give you a call back?
Caller: Yes, Stacy can call me back at 123-456-7890 until 5 pm today.
Receptionist: Thank you, I will give Stacy your message and she will call you back if she has any questions.
Caller: Thank you!
Receptionist: Have a nice day!
image: Phil Roeder
