Деловой английский: как вести протокол совещания  

Деловой английский: как вести протокол совещания

Мы уже рассмотрели разницу между конспектированием устных сообщений и печатных текстов, поэтому в этой статье давайте более подробно остановимся на отдельном виде конспектирования устной речи, а именно ведении протокола совещания.

Протокол совещания – это запись всего, о чем говорится на совещании. Задача составления протокола совещания заключается в том, чтобы обеспечить наличие документа, в котором последовательно зафиксированы все вопросы, рассмотренные на совещании.

Шаг 1 — Решите, кто будет вести протокол

Если в вашей компании кто-то постоянно берет на себя эту обязанность, тогда можете пропустить этот шаг. Если такого человека нет, решите, кто будет вести протокол, либо до начала совещания, либо в самом его начале. Это сэкономит время для всех остальных участников совещания и позволит им сосредоточиться на ходе обсуждения, а не на конспектировании.

 

Шаг 2 — Выберите способ ведения протокола (печатный или рукописный)

Ведение протокола на компьютере является эффективным способом выполнения этой задачи, потому что позже вам не нужно будет приводить протокол к печатной форме, а кроме того, вы сможете добавлять в него информацию по ходу составления. Но будьте осторожны: в некоторых компаниях и организациях требуется, чтобы все присутствующие подписывали протокол в подтверждение его подлинности. Если это ваш случай, составьте протокол от руки или быстро распечатайте его в конце совещания, чтобы все участники могли расписаться.

 

Шаг 3 — Фиксируйте

Первоочередная информация, которую вам необходимо зафиксировать, – это время, дата и место проведения собрания. Это указать несложно и можно сделать заранее, чтобы не тратить время на совещании. Далее, вам нужно будет составить список всех присутствующих на совещании. Его также можно подготовить заранее, если вы знаете, кто придет. Если нет, вносите фамилии участников в список по мере их прибывания, с тем чтобы никого не упустить.

В ходе совещания фиксируйте все его ключевые моменты, и отмечайте, кто с чем выступил. Не пытайтесь записывать предложения полностью, иначе вам будет трудно поспевать за ходом дискуссии.

К примеру, вместо: “Simon said that we should try advertising in different magazines.”

Напишите: “Simon – try advertising in different magazines.”

Когда решение принято, запишите, о чем договорились участники, и отметьте, поставлены ли для них какие-нибудь задачи, обязательные для исполнения. Перечислите задачи, если они имеются, а также укажите ответственных лиц и сроки исполнения. Вы можете оформить эту главу протокола как список, озаглавленный ‘Action points.’

Если у вас запланировано другое совещание, подготовьте список в конце составления протокола. Это поможет сотрудникам планировать свой рабочий график заблаговременно.

На данном этапе попросите присутствующих подписать протокол, если этого требуют правила организации.

 

Шаг 4 — Форматируйте

После совещания вы можете отредактировать или, в случае необходимости, напечатать протокол на компьютере, чтобы представить его в четкой и ясной форме. Для улучшения читабельности используйте маркированный список и выделяйте основные положения жирным шрифтом.

Если потребуется, можно расширить текст протокола, чтобы дополнить сокращенные предложения и тем самым сделать его более понятным. Прибегая к этому, убедитесь, что вы не добавляете ничего, что могло бы изменить смысл написанного вами ранее.

 

Последний совет:

По завершении форматирования и вычитывания текста протокола как можно скорее разошлите его адресатам, чтобы участники совещания могли использовать его для решения поставленных задач.

You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked