7 суперсоветов о том, как писать более эффективные электронные сообщения на английском  

7 суперсоветов о том, как писать более эффективные электронные сообщения на английском

Общение по электронной почте составляет довольно большую часть нашего рабочего взаимодействия, особенно при коммуникациях с коллегами, клиентами или поставщиками из других стран. И хотя общение посредством электронной почты очень удобно, оно может занимать много времени и быть причиной различных недоразумений. Представляем вам несколько компетентных советов относительно того, как повысить эффективность ваших имейлов.

Используйте четкую тему электронного сообщения

Многие имейлы так и остаются непрочитанными просто потому, что получатели слишком перегружены работой. Обязательно придумайте предельно ясную тему своему электронному сообщению, чтобы адресат сразу мог понять, о чем речь, захотел открыть письмо и тут же дать ответ.

Не растекайтесь мыслью по древу

Каково вам читать длиннющий имейл, основное содержание которого можно было бы изложить всего в нескольких словах? Раздражает, не так ли? Пусть ваши сообщения будут краткими, но звучат вежливо.

А не лучше ли позвонить?

Некоторые вещи требуют двустороннего обсуждения. Прежде чем начать писать имейл, подумайте, а не лучше ли будет позвонить. Иногда краткий телефонный звонок помогает избежать утомительного и бесполезного обмена письмами.

Не задавайте адресату открытые вопросы, а предоставляйте ему возможности для выбора

Несмотря на то что время от времени вполне нормально спрашивать чьего-либо мнения по электронной почте, часто более эффективно предоставлять людям возможности для выбора. Например, вопрос: “When do you want to meet?” может привести к предложению собеседником времени, которое вам неудобно. Что в свою очередь повлечет за собой дальнейший бесполезный поток сообщений.  Однако если вы спросите: “Would you rather meet on Monday at 2 pm, Tuesday at 4pm or Friday at 10am?”, собеседник сможет выбрать удобное для вас время, устраняя тем самым необходимость ненужной переписки.

Проверяйте свое электронное сообщение до отправки

Так просто щелкнуть кнопку «Отправить» после написания электронного письма, но иногда это может привести к отправке сообщения с ошибками или нечеткой информацией. Уделите минутку на проверку имейла до отправки, и вы удивитесь своим находкам!

Дайте себе время остыть

Один из главных плюсов общения по электронной почте – это то, что вам не нужно реагировать на письма незамедлительно. Если вы пишете электронное сообщение о чем-то, с чем категорически не согласны, сохраните его в черновиках, займитесь чем-то еще, а затем вернитесь к письму, перечитайте и после отправьте. Имейл могут сохранить в качестве письменного свидетельства ваших взглядов по поводу чего-либо, поэтому убедитесь, что вы выражаете свои мысли должным образом.

Не отправляйте слишком много!

Каждый работал с человеком, который отправляет слишком много электронных сообщений по любому поводу. Не будьте таким человеком у себя в офисе! Хорошенько подумайте, прежде чем выбрать многочисленных адресатов для отправки копий вашего электронного письма. У некоторых компаний даже действует система санкций за чрезмерное использование электронной почты, и несложно понять, почему.

А у вас есть советы по нашей теме? Что бы вы могли добавить к нашему списку? Расскажите об этом, пожалуйста, в разделе для комментариев.

You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked