Как писать электронные письма на английском: 7 советов

Как писать электронные письма на английском: 7 советов

Общение по электронной почте зачастую занимает немало рабочего времени, чаще всего – при переписке с коллегами, клиентами или поставщиками. И хотя электронная переписка – это очень удобно, она может послужить причиной различных недоразумений. Вот несколько полезных советов, с помощью которых вы научитесь сочинять более эффективные электронные письма по-английски.

Обозначьте четкую тему

Многие письма так и остаются непрочитанными просто потому, что получатели слишком перегружены работой. Обязательно придумайте предельно ясную тему своему электронному сообщению, чтобы адресат сразу мог понять, о чем речь, захотел открыть письмо и тут же дать ответ.

Не растекайтесь мыслью по древу

Каково вам читать длиннющий имейл, основное содержание которого можно было бы изложить всего в нескольких словах? Раздражает, не так ли? Пусть ваши сообщения будут краткими, но звучат вежливо.

А не лучше ли позвонить?

Некоторые вещи требуют двустороннего обсуждения. Прежде чем начать писать письмо, подумайте, а не лучше ли будет позвонить. Иногда краткий телефонный звонок помогает избежать утомительного и бесполезного обмена письмами.

Предложите варианты

Несмотря на то что время от времени вполне нормально спрашивать чьего-либо мнения по электронной почте, часто более эффективно предоставлять людям возможность выбора. Например, вопрос: “When do you want to meet?” может привести к предложению собеседником времени, которое вам неудобно. Что в свою очередь повлечет за собой дальнейший бесполезный поток сообщений. Однако если вы спросите: “Would you rather meet on Monday at 2 pm, Tuesday at 4pm or Friday at 10am?“, собеседник сможет выбрать удобное для вас время, устраняя тем самым необходимость ненужной переписки.

Проверяйте сообщение до отправки

Так просто щелкнуть кнопку “Отправить” после написания электронного письма, но иногда это может привести к отправке сообщения с ошибками или нечеткой информацией. Уделите минутку на проверку имейла до отправки, и вы удивитесь своим находкам!

Дайте себе время остыть

Один из главных плюсов общения по электронной почте – это то, что вам не нужно реагировать на письма незамедлительно. Если вы пишете электронное сообщение о чем-то, с чем категорически не согласны, сохраните его в черновиках, займитесь чем-то еще, а затем вернитесь к письму, перечитайте и после отправьте. Ваше сообщение могут сохранить в качестве письменного свидетельства ваших взглядов по поводу чего-либо, поэтому убедитесь, что вы выражаете свои мысли должным образом.

Не отправляйте слишком много!

Каждый работал с человеком, который отправляет слишком много электронных сообщений по любому поводу. Не будьте таким человеком у себя в офисе! Хорошенько подумайте, прежде чем выбрать многочисленных адресатов вашего письма. У некоторых компаний даже действует система санкций за чрезмерное использование электронной почты, и несложно понять, почему.

А у вас есть советы по нашей теме? Что бы вы могли добавить к нашему списку? Расскажите об этом, пожалуйста, в комментариях.

image: DeclanTM

You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked