Для большинства из нас электронная почта является наиболее распространенной формой делового общения, поэтому важно правильно ее оформить. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все равно должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вам и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы ваши электронные письма на английском языке были безупречно профессиональными.

Начните с приветствия

Поблагодарите получателя

Изложите свою цель

Добавьте заключительное слово

Закончите письмо заключительным словом

1. Начинайте с приветствия

Всегда ничинайте свое письмо приветствием, например, “Дорогая Лилиан”. Если ваши отношения с читателем формальные, используйте его фамилию (например, “Дорогая миссис Прайс”). Если отношения более непринужденные, можно просто сказать: “Привет, Келли”. Если вы не знаете имени человека, которому пишете, используйте: “To whom it may concern” или “Dear Sir/Madam”.

2. Поблагодарите получателя

Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать со слов благодарности. Например, если кто-то задал вопрос о вашей компании, вы можете сказать: “Спасибо, что обратились в компанию ABC”. Если кто-то ответил на одно из ваших писем, не забудьте сказать: “Спасибо за быстрый ответ” или “Спасибо, что перезвонили мне”. Благодарность располагает читателя к себе, а вы покажетесь более вежливым.

3. Изложите свою цель

Если вы только начинаете переписку по электронной почте, может оказаться невозможным включить строку благодарности. Вместо этого начните с изложения своей цели. Например, “Я пишу, чтобы узнать о …” или “Я пишу по поводу …”.

Четко сформулируйте свою цель в самом начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому делайте предложения короткими и четкими. Вам также необходимо уделить пристальное внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный образ себя и своей компании.

4. Добавьте заключительные замечания

Прежде чем завершить письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний. Вы можете начать со слов “Спасибо за ваше терпение и сотрудничество” или “Спасибо за ваше внимание”, а затем продолжить: “Если у вас возникнут вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать” и “Я с нетерпением жду вашего ответа”.

5. Закончите письмо заключительным словом

Последний шаг – включить соответствующее завершение с вашим именем. “С наилучшими пожеланиями”, “Искренне” и “Спасибо” являются профессиональными. Избегайте таких завершающих фраз, как “С наилучшими пожеланиями” или “Будьте здоровы”, если только вы не являетесь хорошим другом читателя. И наконец, прежде чем нажать кнопку “Отправить”, просмотрите и проверьте орфографию своего письма еще раз, чтобы убедиться, что оно действительно идеально!

Вы еще не студент EF English Live? Посмотрите общий и деловой курс английского языка в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар*. Более подробную информацию о важных советах по профессиональному английскому языку вы найдете здесь.