Хотя электронные письма часто считают менее официальными, чем деловую переписку на бумаге, не стоит выбирать слишком непринужденный тон. Электронная почта быстрее и эффективнее бумажной, но слишком небрежный тон клиент или партнер по бизнесу вам вряд ли простят. Не волнуйтесь! Мы откроем вам несложные секреты написания более профессиональных деловых писем на английском языке.

Начните с приветствия

Начинать письмо всегда важно с приветствия, например: Dear Lillian, (Уважаемая Лиллиан!) В зависимости от официальности ваших отношений с адресатом, можно обратиться не по имени, а по фамилии, например: Dear Mrs. Price, (Уважаемая госпожа Прайс!). Если отношения более дружеские, можно написать просто Hi Kelly, (Привет, Келли). Если вы пишете не конкретному лицу, а компании, начните письмо с To Whom It May Concern: (Всем, кого это касается).

Поблагодарите адресата

Отвечая на вопрос клиента, начните с выражения благодарности. Например, если у вас спросили что-либо о вашей компании, можно сказать: Thank you for contacting ABC Company (Спасибо, что обратились в компанию АВС). Если собеседник ответил на ваше письмо, обязательно напишите Thank you for your prompt reply (Спасибо за оперативный ответ) или Thanks for getting back to me (Спасибо, что откликнулись). Если вам есть за что поблагодарить адресата, непременно это сделайте: так вы сделаете общение теплее, а сами проявите вежливость.

Изложите цель

Если же инициируете переписку вы, благодарности, вероятно, будут пока неуместны. Тогда начните с изложения цели. Например: I am writing to enquire about … (Хочу попросить о…) или I am writing in reference to … (Обращаюсь к вам в связи с…). Важно сразу четко донести до адресата свою цель, а затем переходить к основной части письма. Тщательно проверьте грамматику, орфографию и пунктуацию своего письма, уберите громоздкие конструкции, чтобы текст был ясным и кратким.

Завершающие фразы

Прежде чем заканчивать письмо, еще раз поблагодарите адресата и добавьте несколько завершающих фраз. Начните со слов типа Thank you for your patience and cooperation (Благодарим за терпение и сотрудничество) или Thank you for your consideration (Благодарю за внимание). Затем добавьте If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know (Если у вас остались вопросы или предложения, обращайтесь ко мне) и I look forward to hearing from you (Надеюсь на скорый ответ).

Красиво закончите письмо

Наконец, завершите письмо подходящей для этого формулировкой и подпишитесь. Best regards, Sincerely, Thank you – все это подходит для деловой переписки. Такие фразы, как Best wishes или Cheers, лучше подойдут для переписки личной. Прежде чем нажимать на “отправить”, еще раз перечитайте и проверьте письмо, чтобы убедиться, что все в полном порядке!