Деловая переписка на английском языке: пять практических советов

Писать деловое письмо порой проще, чем говорить: не нужно беспокоиться о произношении, а текст всегда можно при необходимости подправить. Однако и в этом случае следует следовать некоторым правилам. Сделать так, чтобы ваши письма всегда производили хорошее впечатление, помогут наши несложные советы.

1. Следите за списком адресатов. В англоязычных клиентах электронной почты часто используются сокращения, и если вы в них как следует не разобрались, ваше письмо начальнику с просьбой о прибавке может уйти всем сотрудникам офиса! 

Reply to all (“Ответить всем”) означает, что ваше письмо отправится всем адресатам того письма, на которое вы отвечаете. Название строки CC (carbon copy – копия) означает, что копия вашего письма будет отправлена указанным здесь адресатам, а строки BCC – что сюда можно вписать тайного получателя письма: буква b означает blind – “слепая”, скрытая копия. 

Если вас попросили forward (переслать) письмо, это значит, что адресат просит нажать кнопку пересылки, название которой часто сокращается до FW.

2. Выбирайте подходящую форму приветствия. Письмо другу вполне можно начать со слова Hey (Привет), однако потенциальному бизнес-партнеру лучше так не писать. Впрочем, слишком официальные традиционные обращения, такие как Dear Sir (Уважаемый господин), постепенно выходят из употребления. Лучше всего написать Dear Mr. / Ms. (Уважаемый господин… / Уважаемая госпожа…) и фамилию адресата. Если вы уже начали работать вместе, можно обратиться просто по имени (например, Dear John).

3. Стремитесь к краткости и четкости. В некоторых языках использование замысловатых словесных конструкций говорит об образованности и высоком интеллектуальном уровне автора, однако по-английски лучше писать четко и структурированно. В первом абзаце внятно изложите цель своего письма, а последующим придайте четкую структуру, начиная каждое с вводного предложения. Следить за ходом вашей мысли читателю помогут такие слова, как first, second, next, finally (во-первых, во-вторых, далее, наконец). Все подробности в письме излагать не обязательно. Закончить его можно фразой вроде If you have any other questions please feel free to contact me (Готов ответить на любые ваши вопросы), предлагающей адресату при необходимости запросить у вас дополнительную информацию.

4. Будьте вежливы и тактичны. Хотя четкость изложения полезна в письме, где вы о чем-то просите, будь то скидка на поставку обуви или собеседование для приема на работу, лучше все же не употреблять категоричных фраз типа I want (Я хочу). Более уважительно прозвучит формулировка I would like (Мне хотелось бы…), а если вы впервые излагаете какое-либо предложение или изучаете варианты, подойдет фраза I am interested in (Меня интересует…).

5. Правильно заканчивайте письмо. Такие фразы, как I am looking forward to your reply (Жду вашего ответа), Thank you (Спасибо) или Sincerely (Искренне ваш) произведут на вашего адресата хорошее впечатление.

 

You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked