[영어 이메일] 이메일도 프로답게! 정중한 영문 이메일 작성 5가지 팁

업무나 비즈니스 영문 이메일이 너무 격식을 차리지 않거나 캐주얼 해서는 안되겠죠!

이메일은 빠르고 효과적인 매체이지만, 영문 이메일은 정중하고 프로페셔널하게 보내는 것이 업무나 비지니스에 더 도움을 줍니다. 아래 영문 이메일 작성 방법을 통해 “프로다운” 이메일을 써보세요.

정중한 영문 이메일 작성 5가지 팁

– 인사로 시작하세요

“Dear Lillian,”처럼 인사로 이메일을 시작하는 것이 중요합니다. 이메일을 받는 사람과의 공식적인 관계에 따라 그 사람의 이름대신 성을 사용할 수도 있습니다. 예를 들면 “Dear Mrs. Price,” 처럼 성을 쓰기도 합니다. 만약 좀 더 편한 관계를 맺고 있다면 “Hi Kelly,” 와 같이 말할 수 있습니다. 개인이 아니라 회사와 연락을 한다면, “To Whom It May Concern:” 이라고 쓸 수 있습니다.

– 이메일을 받는 사람에게 감사의 표현을 하세요

만약 클라이언트의 질문에 대답할 때는 감사의 인사로 첫 줄을 시작해야 합니다. 예를 들면 당신의 회사에 대해 질문을 했다면, “Thank you for contacting ABC Company.” 와 같이 말할 수 있습니다. 당신이 보낸 이메일에 대해 답장을 받았다면, “Thank you for your prompt reply.” 이나 “Thanks for getting back to me.” 처럼 말하도록 하세요. 메일을 읽는 사람에게 감사의 뜻을 전할 방법이 있다면 그렇게 하세요. 메일을 읽는 사람을 편안하게 하고 당신이 더 정중하게 보일 것입니다.

– 글의 목적을 밝히세요

그러나 만약 이메일로 처음 연락하는 사이라면 감사의 글을 쓸 수는 없겠죠. 이런 경우는 대신에 자신이 이메일을 보내는 목적을 먼저 밝히도록 하세요. 예를 들면, “I am writing to enquire about …” 이나 “I am writing in reference to …”와 같은 문장을 사용하세요. 이메일 처음에 자신의 목적을 분명히 밝히는 것이 중요합니다. 그런 후 본론으로 들어가야겠죠. 문법, 스펠링과 구두법에 주의하셔야 합니다. 또한 불필요하게 연결된 문장을 피하고 간결하고 명확한 문장을 쓰세요.

– 적절하게 맺음말로 넘어가세요

이메일을 끝내기 전에 정중한 맺음말과 함께 이메일을 읽는 사람에게 감사의 표현을 하는 것이 예의입니다. “Thank you for your patience and cooperation.” 이나 “Thank you for your consideration.” 와 같은 표현으로 시작한 후 다음과 같은 말을 덧붙여주세요. “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.” 이나 “I look forward to hearing from you.”

– 맺음말로 마무리 하세요

마지막으로 이름과 함께 적절한 맺음말을 하셔야 합니다. “Best regards,” “Sincerely,” 와 “Thank you,”는 모두 프로페셔널한 표현입니다. “Best wishes,”나 “Cheers,”와 같은 맺음말은 피하는 것이 좋습니다. 왜냐하면 이런 표현은 격식을 차리지 않는 상황에서 개인적인 이메일을 쓸 때 보통 사용하기 때문입니다. 마지막으로, 메일 보내기 버튼을 클릭하기 전에 이메일이 완벽한지 다시 한번 읽어보면서 스펠링 잘못된 곳은 없는지 체크해보세요.