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비즈니스 메일 쓰기 [원어민이 쓰는 진짜영어]

비즈니스메일

비즈니스에서 사용하는 영어 글쓰기 능력을 향상시키는 방법에는 중요한 포인트가 몇 가지 있습니다. 일부는 영어에 특화된 것도 있고 전 세계 비즈니스에서 필요로 하는 글쓰기 기술을 반영한 것도 있습니다.

이 글에서는 영어 원어민이 아니더라도 비즈니스 영어  글쓰기 기술을 향상시키기 위해서 편리하게 학습하고 이해할 수 있는 비즈니스 영어 구문을 포함하여 이메일 또는 서면으로 의사소통을 할 때 필요한 가장 중요한 단계들을 소개해 드리겠습니다. ✐

영어 비즈니스 메일 작성법

이제는 당연하게 된 메일로의 업무 연락. 간단하기 때문에 주의해야 할 점이 많이 있습니다.

우선 잊어서는 안 될 것이, 메일의 수신자는 a) 매우 바쁜 사람이며 b) 매일 많은 메일을 수신하고 있을 가능성이 높다고 하는 것입니다.

메일 쓰기 능력 향상시키기 위해 다음 포인트를 명심하세요.

  • Be clear (명확하게)
  • Be concise(간결하게)
  • Make your emails actionable(실행 가능한)

영어 커뮤니케이션은 한국어와 달리 간단합니다. 인사나 맥락에서 불필요한 얘기를 하지 않도록 합니다. 요점은 짧은 문장과 글 머리 기호로 바로 대화를 시작하는 것입니다.

제목(Subject line)은 읽는 사람에게 자신이 쓰고 있는 내용을 정확하게 전달할 수 있도록 8단어 이내로 합니다. 예: Meeting at 3.00pm For All. Conference Room. (오후 3시 회의 전원 참석. 장소는 회의실.)

다음은 이메일의 첫 문장입니다. 먼저 전달하고 싶은 내용을 생각하세요. 모든 이메일 작성을 마쳤으면 불필요한 단어 반복을 피하기 위해 다시 확인하고 체크합니다. 예: 단어 낭비를 피하기 위해 보내기 전에이 부분을 다시 확인하고 편집하십시오. : KR is holding a meeting to discuss sales figures. They are down by 11 % over the last month (KR은 매출액을 논의하는 회의를 개최합니다. 매출은 지난달부터 11% 감소했습니다.)

필요한 액션을 명확하게 하고 누가 무엇을 해야 하는지를 정확하게 지정합니다. 관련 링크가 있다면 URL을 입력하여 되도록이면 번거로움을 줄일 수 있도록 이전의 메일은 참조하지 말아 주세요. 수신자가 가능한 한 가장 짧은 시간에 내용을 이해할 필요가 있습니다. 예를 들어볼게요.

All staff will need their monthly forecasts for the next three months. They will also need their sales figures for last month.  Jane – please bring the overview on sales; Bill: please bring the latest figures from the competition. Everybody should read www.anyshop.com/salesfigures2018 before attending.

원어민들이 가장 추구하는 완벽한 비즈니스 메일 레시피는 short, sweet and informative 입니다.

비즈니스 편지 작성법

이메일과 마찬가지로 일부 규칙이 적용되지만 비즈니스 편지는 보다 공식적인 커뮤니케이션 방법으로 인식되고 있습니다.
정식 편지의 집필 기술을 향상시키는 방법을 찾고 있는 경우는, 다음의 가이드가 도움이 될 것입니다.
먼저 올바른 영어 형식을 갖추고 있는지 확인하세요. 이메일 대신 편지를 받는 비즈니스인들은 정통적이고 올바르게 레이아웃된 편지를 선호하는 경향이 있습니다.

비즈니스 용지를 사용하거나, 그렇지 않은 경우 오른쪽 상단에 주소를 입력합니다. 제목 또는 주소로 끝나는 줄에 수신인의 이름과 주소를 입력해야 합니다. 왼쪽에 받는 사람과 그 아래에 편지가 쓰여진 날짜를 입력하세요.

이메일을 누구에게 보낼지 모르는 경우 다음과 같이 편지를 시작해야 합니다.  Dear Sir 또는 Dear Sir/Madam. 아 그리고 편지 마지막에는: Yours faithfully, 라고 쓰고 이름과 사인을 해 주세요. 받는 사람을 알고 있다면 Dear Mrs Smith나 Dear Jill처럼 시작하세요. 비즈니스 레터는 포멀한 것이 많기 때문에, 친절하지 않고 형식을 의식해서 다음과 같이 써 봅시다.

Dear Sir,
I am writing with reference to your recent request for information regarding changes to transport links in your region.

또한 문장 중간에서 편지 이유를 명확히하는 것도 잊지 않도록합시다.

I can confirm that the new railway station will open on December 9th, and that buses on route 62, which pass your office, will stop at the station. It is expected that the new station will increase traffic in the area and your clients may therefore need more time to reach your office, and find parking space.

그리고 마지막으로 편지는 수취인이 필요에 따라 더 많은 정보를 찾을 수 있도록 끝나야 합니다.

I hope that this answers your question. There are more details on our website: www.moretraffic.com and I am happy for you to telephone me at the number above if you have further concerns.

비즈니스 협상: 설득하는 방법

비즈니스 현장에서 우리는 종종 고객에게 비즈니스 서비스와 제품을 더 자주 사용하도록 요청합니다.

고객을 설득하는 데 도움이되는 글쓰기 기술은 편지와 이메일보다 더 유연하고 다양하지만 여전히 효과적인 특정 규칙과 문구가 있습니다.

먼저 문제에 대한 개요를 제공하겠습니다. 고객은 귀하의 서비스 / 제품을 사용할 수밖에 없다는 것을 정당화해야합니다. 예를 들어, 배관공을 위해 일했다면 이메일 시작 부분에서 개인적으로 배관공을 찾는 것이 어렵다는 사실을 지적 할 것입니다.

Have you been looking for a plumber for weeks, but can’t find one?

이와 같이 문장  문장에서 질문으로 시작하는 것은 문제 정의를위한 훌륭한 도구입니다. 다음, 쓰기 방향을 잡아 눈 앞의 문제 내용 빠르게 해결합니다.

Customers often have to contact up to ten plumbers to find one to do their job. Even when it is urgent.

그리고 문제 해결을 향한 방법 알려줍니다.

All Plumbers guarantee to respond to your enquiries and will organise a visit to give you a quote within 48 hours of contact. Usually, we can respond within a day. And we do not charge emergency prices for this service.

마지막에는 액션을 취해달라는 당부의 말도 잊지 않습니다.

Make a note of our contact details and get in touch next time you need a plumber. You won’t be disappointed.

요약하자면, 비즈니스 쓰기 기술을 사용하는 핵심은 메시지를 짧고 정확하게 유지하는 것입니다. 상대방에 대한 조금이라도 배려하는 마음이 있으면,  짜증나는 긴 문장과 똑같은 단어등의 낭비는 그만두세요. 바쁜 사업가들은 내용을 이해하기 위해 긴 문장을 읽을 시간도 취향도 없습니다. 당신이 말하고 싶은 것을 간단히 말하기 위해 노력을 아끼지 마세요.

 

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