Quelques questions en anglais à se poser pour l’organisation d’un événement

Lorsque vous organisez un événement, et que vous souhaitez y inviter des anglophones, la façon de s’y prendre est importante. Si c’est trop formel, ils peuvent se sentir mal à l’aise, et si c’est trop désinvolte, vos invités peuvent le prendre comme un manque de respect. Employez ces cinq questions simples en anglais pour vous assurer de faire passer vos invitations comme il se doit.

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Who are you inviting? (Qui invitez-vous?)
Pensez aux gens qui viennent à votre événement. Sont-ils des collègues de travail, des clients ou des amis proches? Employez un langage plus formel pour les gens que vous ne connaissez pas bien, ou à qui vous souhaitez renvoyer une image professionnelle. Une présentation courante pour les invitations formelles est “You are warmly invited to… (event)” (Vous êtes cordialement invité à… (événement)), et pour des événements moins sérieux, vous pourriez écrire “Please join us for… (event)” (Veuillez vous joindre à nous pour… (événement)).

What is the event? (Quel est l’événement?)
Pour les grands événements tels que les mariages, les gens ont tendance à employer un langage formel dans leurs invitations, même pour des invités qu’ils connaissent bien. Pour des événements plus petits et plus intimes, les gens ont tendance à employer un langage moins formel, à part pour inviter des gens qu’ils ne connaissent pas bien. Une fois que vous avez décidé du niveau de langage à utiliser, assurez-vous d’inclure la nature de l’événement dans l’invitation, afin que les gens puissent s’y préparer.

Is there anything special they need to know about the event? (Y a-t-il quoi que ce soit de particulier qu’ils doivent savoir concernant l’événement?)
Quel est le code vestimentaire de cet événement? Si les gens doivent porter un certain style d’habits, faites en sorte de leur préciser dans l’invitation. Si les invités peuvent venir accompagner, précisez-le également. Les personnes aiment savoir à quoi s’attendre avant un événement afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.

How will you contact people? (Comment contacterez-vous les invités?)
Une lettre est la forme d’invitation la plus formelle. Pour les événements plus petits et moins formels, il est préférable d’inviter les personnes par email. Si vous voulez les inviter par téléphone, employez la formule “I am calling to invite you to… (event)” (Je t’appelle pour t’inviter à… (événement). Si vous parlez à quelqu’un que vous connaissez bien, mentionnez simplement l’événement, et demandez-lui s’il veut venir: “I’m having a party on Wednesday at my house. Do you want to come?” (Je fais une fête mercredi chez moi. Tu veux venir?).

Should people respond to your invitation? (Les gens doivent-ils répondre à votre invitation?)
Si vous souhaitez que les personnes répondent à votre invitation, pour que vous sachiez s’il faut les compter ou non, utilisez les lettres RSVP (ou r.s.v.p), puis ajoutez vos informations de contact. Cela indique à la personne invitée qu’elle doit vous informer de sa présence/absence.

Il y a une dernière étape importante avant d’inviter vos convives. Assurez-vous de bien vérifier chaque détail. Devoir envoyer une modification pour une invitation est vraiment ennuyeux, alors mieux vaut bien s’y prendre la première fois. Puis, une fois que tout le monde est au courant de l’événement, tout ce qu’il reste à faire, c’est d’en profiter!

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