L’anglais pour les rendez-vous/réunions d’affaires: Sept étapes vers le succès

Les rendez-vous – nous en avons tous. Si vous travaillez dans une entreprise multinationale, il y a de grandes chances que vous ayez recours à l’anglais pour les rendez-vous d’affaires. Les réunions productives peuvent s’avérer d’une grande aide pour un projet, mais les réunions contre-productives peuvent être une vraie perte de temps. Suivez ces sept étapes et employez ces expressions pour vous assurer que vos réunions d’affaires en anglais soient couronnées de succès et productives.

Saluez les participants et ouvrez la réunion

Quelle que soit la langue que vous parlez, les rendez-vous/réunions commencent toujours par des salutations! L’anglais ne fait pas exception. En anglais, utilisez le “Good morning” ou le “Good afternoon” (bonjour) assez formels, plutôt que “hello”, et n’oubliez pas de remercier tous les participants d’être venus. Ensuite, si vous menez la réunion, vous devrez annoncer le commencement de la réunion. Exemple: “Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started.” (Bonjour. Il semble que tout le monde soit là, alors commençons). Après cela, vous êtes prêt pour l’étape suivante.

Énoncez l’objectif de la réunion

Il n’y a pas d’intérêt à organiser une réunion, à moins que les gens en connaissent l’objectif. Si vous êtes le responsable, dites: “We’re here today to…” (Nous sommes ici aujourd’hui pour…), “Our goal today is…” (Notre objectif aujourd’hui est…), ou “I’ve called this meeting to…” (J’ai organisé cette réunion pour…), concluez ensuite sur une brève explication de l’objectif de votre rendez-vous/réunion. Par exemple: “We’re here today to discuss last quarter’s sales figures.” (Nous sommes ici aujourd’hui pour parler des chiffres de vente du dernier trimestre).

Passez en revue les affaires précédentes

Si vous vous rencontrez pour traiter des affaires en cours, passez en revue avec eux les progrès effectués, avant de passer à autre chose. Les gens utilisent généralement les notes ou les points d’action de la réunion précédente pour donner de la structure à cette partie de la réunion, et s’assurer de ne pas perdre de temps. Avant de lire les note, dites “To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting.” (Pour commencer, passons brièvement en revue les notes de la dernière réunion). “Go over” signifie passer quelque chose en revue. Après avoir fait cela, vous pouvez passer à la partie principale de la réunion.

Utilisez l’ordre du jour et présentez chaque point

Il est à présent temps d’aborder les nouvelles affaires! Utilisez un ordre du jour (liste de points à aborder) pour permettre à tout le monde de rester concentré, et assurez-vous de ne rien oublier. Le responsable de la réunion commencera en attirant l’attention de chacun sur l’ordre du jour. Il dira: “Please look at your copy of the agenda. There are xx items on the list today. Let’s start with number xx.”  (Veuillez regarder votre exemplaire de l’ordre du jour. Il compte xx points aujourd’hui. Commençons avec le numéro xx).

Faites constamment avancer les choses

Pour éviter de perdre du temps, la clé pour une réunion réussie, et d’avancer en permanence. Lorsqu’il est temps de passer au sujet suivant, dites “Now that we’ve discussed this, let’s move on to the next topic” (à présent que nous avons abordé ceci, passons au sujet suivant), ou référez-vous en aux numéros sur votre ordre du jour, en disant “Let’s move on to point number X” (Passons au point numéro xx).

Rien d’autre à ajouter?

Le dernier point sur l’ordre du jour est souvent “A.O.B.” ou “Any other business” (rien d’autre à ajouter?). Il est important de demander s’il y autre chose à ajouter à la fin de la réunion, afin de donner à chacun l’occasion de soulever la moindre question qu’il considère importante, et en rapport avec l’objet de la réunion.

Clôturer

Vous devez faire trois choses à la fin de la réunion: résumer tout ce qui a été dit, remercier tout le monde d’être venu, et puis clore la réunion. Cela, dit, ce n’est pas difficile! Pour résumer, employez: “To sum up…” (Pour résumer) Exemple: “To sum up, we’ve determined the sales figures could be better and discussed solutions.” (Pour résumer, nous avons déterminé que les chiffres de vente pourraient être meilleurs, et avons abordé des solutions). Ensuite, remerciez tout le monde d’être venu: “Thank you all for attending/coming.” (Merci à tous d’être venus/d’avoir été là). Faites comprendre à tout le monde qu’ils peuvent partir en disant, “The meeting is finished.” (la réunion est terminée). Enfin, si une autre réunion est prévue, dites “We’ll see everyone next…” (Nous verrons tout le monde à la prochaine…).

La prochaine fois que vous avez une réunion en anglais, essayez d’utiliser cette structure et ces expressions, et voyez quelle différence cela fait.

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