職涯英語

寫出一封完美的專業英文電子郵件

對於我們大多數人來說,電子郵件是最常用的商務溝通型式,所以能寫出好的電子郵件是很重要的。儘管電子郵件通常不像一般信件那麼正式,但你仍需要寫出專業的電子郵件以展示你良好的個人和公司形象。現在就來按照以下簡單的五個步驟撰寫出色的英文郵件吧 :

開頭的問候語

寫電子郵件時,一定要從問候語開始,例如:“Dear Lillian”。如果你和收件人之間是比較很正式的關係,你可以稱呼他們的姓而非他們的名字(例如:“Dear Mrs. Price”。如果你們的關係比較親近些,你可以簡單地說:“Hi Kelly”. 如果你正在與一家公司而非個人聯繫,你可以這樣寫 “To whom it may concern”“Dear Sir/Madam”

向發信者致謝

如果你正在回覆一個客戶的問題,你應該先表達感謝。例如,客戶詢問了關於你公司的問題,你可以這樣說: “Thank you for contacting ABC Company”。如果客戶已經回覆你的郵件,記得要說: “Thank you for your prompt reply”“Thanks for getting back to me”試著找到任何機會感謝發信者,這將使他/她感受到重視,並且將使你顯得更有禮貌些。

表明你的目的

然而,當你開始寫一封電子郵件時,這或許不大可能以一連串的感謝之意來做開場白,那麼可以在一開始就先寫出你的來信目的。例如:“I am writing to enquire about …”“I am writing in reference to …”

而且確保在郵件開頭就清楚地陳述你的需求,然後進入郵件的主題內容。記得要注意文法、拼寫及標點符號,同時避免冗長的句子,儘量讓你的句子簡短清楚。

加上結束語

在結束你的電子郵件以前,禮貌地再感謝一次受文者。你可以這樣說:“Thank you for your patience and cooperation”“Thank you for your consideration”然後接著說:“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”“I look forward to hearing from you”.

最後的結尾

電子郵件的最後一步,包括了適當的結尾詞與你的名字,“Best regards”, “Sincerely”, 和 “Thank you” 都是專業的結尾詞。除非你和收件人是很好的朋友,否則要避免“Best wishes” “Cheers” 這樣的用法。最後,在按下傳送鍵以前,再檢查一次電子郵件中的拼寫,來確定這是一封絕佳的電子郵件

 

Wil是一名作家、教師、學習技術專家,也是一位專精的語言學習者。他已經從事實體教室與網路教學將近十年,並受過在教室以網路科技教學的訓練,同時他也為許多主要的網站撰寫線上學習教材。他會說四種語言,目前正在尋找下一個語言學習的目標。

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